Responsable de la coordination des activités administratives et événementielles, Paris

OECD - Organisation for Economic Co-operation and Development; Paris; On-site; EUR 46,000 - 55,000; Full time

Job summary

L’OCDE recherche un Responsable de la coordination des activités administratives et événementielles pour son Centre à Paris. Vous assurerez l’appui administratif, coordonnerez les déplacements et gérerez les réunions, en collaboration avec la Cheffe de l’unité et les responsables des Centres d’Istanbul et de Mexico.

Profil idéal: diplôme universitaire en administration ou gestion, expérience internationale et maîtrise de MS Office, SAP Missions et outils OCDE.

Qualifications

• Expérience pertinente dans un contexte international, gestion de réunions et d’événements
• Maîtrise des outils Microsoft Office et logiciels OCDE (EMS, SAP Missions, réservation de salles)
• Maîtrise du français et connaissance pratique d’une autre langue officielle (anglais ou espagnol)

Responsibilities

• Apporter un appui administratif et coordonner les activités internes et externes du Chef du Centre
• Organiser les missions, déplacements et réunions, et préparer les supports et documents
• Gérer les flux d’information, la confidentialité et le suivi des tâches administratives et des budgets

Skills

Gestion administrative

Coordination

Planification

Gestion des réunions

Education

Diplôme universitaire en administration des entreprises / gestion administrative / administration publique

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

SAP Missions

EMS

Système de réservation des salles

SharePoint

Job description

Responsable de la coordination des activités administratives et événementielles

L’Organisation de coopération et de développement économiques ( OCDE ) est une organisation internationale regroupant 38pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien‑être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des administrations, des responsables publics et des citoyens·nes, nous œuvrons à établir des normes internationales fondées sur des données probantes et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser les bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.

La Direction des relations mondiales et de la coopération (GRC) apporte son soutien à la mise en œuvre des Orientations stratégiques du Secrétaire général en coordonnant les relations de l’Organisation avec les pays partenaires et avec d’autres organisations internationales. Elle émet des avis à l’intention du Secrétaire général et des directions de l’OCDE sur la manière de renforcer la coopération avec les principaux pays, régions et organisations partenaires, en veillant à ce que la Stratégie de relations mondiales soit appliquée de manière cohérente. La Direction apporte son appui aux travaux du Comité des relations extérieures de l’OCDE (CRE), en aidant ses membres à trouver un consensus sur les priorités en matière de relations mondiales, tout en veillant à ce que les régions et les économies concernées prennent part aux travaux de l’Organisation.

GRC recherche des responsables de la coordination des activités administratives et événementielles qui pourront assurer un large éventail de tâches administratives. Les personnes retenues travailleront respectivement sous la direction de la Cheffe de l'unité centrale de gestion des ressources, et des Chefs des Centres d’Istanbul et de Mexico.

Responsabilités principales

Appui administratif et coordination interne:

• Apporter une assistance de direction administrative complète au Chef du Centre, notamment en assurant la gestion de son agenda, le suivi des priorités, des délais et des échéances ainsi que la coordination avec les parties prenantes concernées afin d’améliorer l’efficacité des processus de travail.
• Anticiper et préparer activement les réunions, les événements et les missions, en veillant à ce que le Chef du Centre dispose, en amont, de l’ensemble des informations, de la documentation et des éléments de contexte pertinents, et à ce que les dossiers relatifs aux réunions auxquelles il doit participer soient à jour.
• Gérer les flux d’information, conseiller le Chef du Centre sur un large éventail de questions internes et externes, portant aussi bien sur des travaux de substance que sur des questions d’organisation, signaler les enjeux prioritaires et les problématiques sensibles et proposer des solutions, le cas échéant.
• Assurer la coordination de processus administratifs complexes, notamment la gestion de la documentation, la diffusion de l’information et le traitement de la correspondance, en veillant en permanence à l’exactitude des informations et au respect de la confidentialité.
• Mettre au point et tenir à jour un système efficace de suivi des tâches administratives, des échéances et des points appelant une action, afin de traiter de manière proactive les problèmes et d’atténuer les risques dès leur apparition.
• Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes, en faisant preuve de professionnalisme, de réactivité et de discrétion en toutes circonstances.

Planification des missions et coordination des déplacements:

• Jouer un rôle moteur dans l’organisation des missions officielles et des déplacements du Chef du Centre et des membres de son équipe, en assurant la gestion logistique et l’élaboration des itinéraires, et en suivant de près le détail des dépenses.

Gestion des réunions et des événements:

• Piloter la planification et la mise en œuvre d’ateliers, de réunions, de colloques et de conférences de haut niveau, en gérant l’ensemble des aspects logistiques, notamment le choix des lieux, l’élaboration des ordres du jour, la coordination des participantes et l’appui opérationnel sur site.
• Préparer et diffuser les documents de réunion, présentations et notes d’information, en veillant à leur exactitude, à leur cohérence ainsi qu’au respect des normes et procédures de l’Organisation.

Support informatique:

• Assurer la gestion du matériel informatique, des droits d’accès et des demandes d’installation de logiciels, et fournir une assistance de premier niveau, en coordination avec les équipes internes de soutien.
• Participer aux réunions des responsables informatiques, en mettant l’accent sur les besoins de GRC, ainsi que sur la diffusion de l’information et le suivi auprès des équipes.
• Coordonner la participation de GRC aux projets et aux pilotes liés à l’environnement informatique et à la sécurité numérique, notamment dans le domaine de l’intelligence artificielle.
• Assurer la gestion du matériel et des abonnements informatiques dans un souci de maîtrise des coûts, centraliser les informations dans une base de données GRC facilement accessible aux responsables, aux chargées de gestion budgétaire et au Service du numérique, de la connaissance et de l’information (DKI).
• Coordonner la gestion du matériel à distance avec DKI.
• Accompagner les équipes et DKI dans la migration vers de nouvelles plateformes et de nouveaux outils, conformément à la feuille de route de DKI, ainsi que lors de mises à jour majeures.
• Accompagner en continu les équipes dans l’application des bonnes pratiques et dans la gestion des projets eShare et Microsoft Teams.
• Contribuer à renforcer l’autonomie des équipes dans l’utilisation des outils multimédias, des solutions de visioconférence et des nouvelles ressources numériques mises à disposition par DKI.

Se tenir au fait des dernières évolutions des systèmes et des outils informatiques utilisés au sein de GRC:

• Participer à des formations afin de pouvoir maîtriser de nouveaux outils, évaluer leur intérêt pour GRC et, le cas échéant, accompagner les équipes dans leur utilisation.

Autres tâches:

• Effectuer des tâches administratives ponctuelles selon les besoins, en faisant preuve de souplesse, d’adaptabilité et de réactivité face à l’évolution des priorités et des échéances.
• Travailler en étroite collaboration avec le ou la Conseiller·ère en gestion des ressources afin d’assurer les achats de matériel, le contrôle des stocks et le suivi des dépenses, en veillant au respect des règles et procédures de l’Organisation.
• Favoriser la collaboration, l’innovation et l’amélioration continue au sein du Centre, notamment en s'employant activement à formuler des propositions, des retours d’expérience et des recommandations destinés à renforcer l’efficacité opérationnelle et la performance des équipes.
• Seconder les autres membres du personnel administratif du Centre et les remplacer au besoin, en fournissant l'aide et les contributions nécessaires pour assurer la continuité des activités.

Profil idéal

• Diplôme universitaire en administration des entreprises, en gestion administrative ou en administration publique, ou dans un domaine connexe. À défaut, diplôme de l’enseignement secondaire assorti d’une solide expérience.

Expérience professionnelle

• Expérience pertinente, acquise de préférence dans un contexte international, notamment de l’organisation de réunions et d’événements de grande envergure, ainsi que de la préparation de déplacements et de la gestion de ressources numériques.
• Bonne maîtrise et expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ainsi que de divers logiciels utilisés à l’OCDE (SAP Missions, Système de gestion des événements EMS, Système de réservation des salles de conférence, O.N.E, SRP, SharePoint, Olis, etc.) et aptitude à acquérir rapidement la maîtrise d’autres logiciels.
• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi: Vision et stratégie (niveau1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau1) ; Éthique et intégrité (niveau1); Collaboration et horizontalité (niveau2); Obtention de résultats (niveau1); Innovation et acceptation du changement (niveau1).
• Maîtrise écrite et orale de l’une des deux langues officielles de l’OCDE (français et anglais) et connaissance de l’autre, avec la volonté d’en acquérir une bonne connaissance pratique. Connaissance de l’espagnol et/ou du turc.
• La connaissance d’autres langues serait un atout.

Durée du contrat:

• Durée déterminée d’un an, avec possibilité de renouvellement.
• Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de4 502.33 EUR pour les agents basés à Paris,191 704.67 TRY pour les agents basés à Istanbul et 72 216 MXP pour les agents basés aux Mexique, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres , indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.