Chargé(e) d'administration et de coordination (H/F)

France Travail; Saint-Raphaël; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle d'entreprise

Tickets restaurant

Résumé du poste

France Travail recherche un Chargé(e) d'administration et de coordination interne pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation. Vous serez en relation directe avec la direction et assurerez la gestion administrative, RH et financière courante.

Vous structurer et fiabiliser les dossiers, accompagner onboarding et suivre les procédures internes, tout en veillant au respect des échéances et à la confidentialité des données.

Qualifications

• Expérience minimum de 3 ans en administration/coordination.
• Capacité à gérer et fiabiliser les dossiers administratifs et RH.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.

Responsabilités

• Gérer l'administration quotidienne et la coordination interne.
• Organiser les agendas, réunions et déplacements.

Connaissances

Gestion administrative

Coordination interne

Organisation

Rigueur

Confidentialité

Bureautique

MS Office

Gestion documentaire

Outils

MS Office

Gestion documentaire

Description du poste

Offre n° 214BYXX
Chargé(e) d'administration et de coordination (H/F)

Nous recherchons un(e) Chargé(e) d'administration et de coordination interne pour un poste clédans le bon fonctionnement de notre organisation. Vous serez en relation directe avec laDirection et jouerez un rôle central dans la coordination administrative de l'entreprise.Gestion administrative et organisation interne- Assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise- Structurer, fiabiliser et remettre à jour les dossiers administratifs existants- Organiser et coordonner les agendas, réunions, déplacements et échéanciers- Mettre en place un classement clair et fonctionnel (papier et numérique)- Préparer les dossiers, comptes rendus et supports nécessaires à la directionSuivi administratif RH (hors décision)- Assurer le suivi administratif du personnel : déclaration embauche, absences, congés,visites médicales, mutuelle- Mettre à jour les dossiers et fiabiliser les dossiers salariés- Être l'interlocuteur administratif des organismes externes : France Travail, OPCO,Médecine du travail.- Mettre à jour les documents et trames existantes RH (sans rôle décisionnaire)- Accueillir et renseigner les nouvelles recrues- Contribuer à la structuration des process RH (onboarding, suivi administratif)Gestion comptable et financière courante- Assurer le suivi administratif de la facturation entrante et sortante- Contrôler les factures fournisseurs et les déposer sur les plateformes dédiées- Préparer les règlements fournisseurs- Assurer le suivi des règlements clients et relances administratives- Mettre à jour les tableaux de suivi financiersSuivi des prestataires et contrats- Participer au suivi administratif des contrats et traiter les éventuels litigesQualité et amélioration continue- Mettre à jour les tableaux de bord administratifs, RH, et financiers- Participer activement aux audits internes et externes- Identifier les dysfonctionnements organisationnels- Proposer des améliorations concrètes de process et d'organisationCommunication- Relayer les informations internes utiles au bon fonctionnement- Participer à la formalisation de procédures internes- Gérer les fournitures, le matériel informatique avec le service achatsProfil recherché- Profil dynamique, autonome, structuré, rigoureux, pragmatique- Expérience dans le secteur industriel serait un plus- Capacité à comprendre rapidement les enjeux- À l'aise dans un environnement peu structuré et dynamique- Capable de prendre des initiatives sans attendre des consignes détaillées- À l'aise avec la confidentialité- Esprit logique, organisé, fiableConditions- CDD évolutif CDI- 35 heures hebdomadaires du lundi au vendredi (Horaires de travail favorisant un bonéquilibre vie professionnelle/vie personnelle)- Mutuelle d'entreprise- Tickets restaurant

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Salaire

• Primes
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• A définir selon profil

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
• Assistant de gestion et d'administration du personnel
• Assurer la confidentialité des données
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classer des documents
• Contribuer à la gestion des ressources humaines
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Organiser l'accueil des visiteurs
• Participer à l'organisation d'événements internes
• Principes de base en comptabilité
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédaction d'écrits professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Utiliser les outils numériques
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Ingénierie,études techniques

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