Assistant.e opérationnel.le F/H

Yumens; Cesson-Sévigné; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Yumens, basé en Bretagne, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir l’équipe commerciale et les responsables de pôles. Vous gérerez les devis, les documents administratifs et le suivi des dossiers clients tout en assurant une coordination efficace entre les services.

Ce poste exige rigueur, polyvalence et sens du service, avec une forte capacité à travailler en équipe et à manipuler les outils de reporting pour garantir le bon déroulement des projets.

Qualifications

• Expérience en administration commerciale souhaitée.
• Bonne maîtrise du pack Office (Excel, Word, Outlook).
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner plusieurs interlocuteurs.

Responsibilities

• Réaliser les devis selon le book tarifs et envoyer les documents administratifs aux clients.
• Créer les fiches clients et enregistrer les demandes de garanties.
• Mettre à jour les chiffres sur les outils et tableaux de bord.
• Gérer l’administration des contrats clients et prestataires, suivi des documents administratifs.
• Suivre les échéances, coordonner production et facturation.
• Participer au déploiement, à l’optimisation et à la formalisation des process internes.
• Proposer des actions d’amélioration continue et d’automatisation en collaboration avec les responsables de pôles.
• Faciliter les échanges entre les différents pôles de l’agence et transmettre les informations clés.
• Support administratif auprès des équipes sur les appels d’offres, contrats et tâches récurrentes.

Job description

Rattaché(e) au pôle Assistanat, vous aurez pour objectif d’assisterles commerciaux, experts et responsables de pôles dans leurs missions. Au quotidien, vous serez amené.e à gérer:

• La réalisation des devis en conformité avec le book tarifs ainsi que l'envoi des devis et documents administratifs auprès des clients ;
• La création des fiches clients et l’enregistrement des demandes de garanties ;
• La mise à jour des chiffres sur les outils ;
• Lagestion administrative des contrats clients et prestataires, suivi des documents administratifs, classement et mise à jour des dossiers ;
• Lagestion et mise à jour des outils et tableaux de bords de production, de suivi d’activité et de performance pour garantir le bon déroulement des projets ;
• Lesuivi des échéances, coordination et contrôle de la conformité des prestations (production, planification, facturation) ;
• Laparticipation au déploiement, à l’optimisation et à la formalisation des process internes pour faciliter le fonctionnement des équipes d’experts ;
• Laproposition d’actions d’amélioration continue en collaboration avec les responsables de pôles : détection des points d’optimisation, suggestions d’automatisation ou de nouveaux outils ;
• Lafacilitation des échanges entre les différents pôles de l’agence, coordination de la production et transmission des informations clés ;
• Lesupport administratif auprès des équipes sur les appels d’offres, contrats, organisation et pilotage des tâches récurrentes ;
• Lesuivi des achats et de la facturation des prestations, en collaboration avec les services supports (comptabilité, juridique, etc.) pour assurer la bonne transmission des éléments.