Assistant(e) commercial(e) H/F

Aep; Méry-sur-Oise; On-site; EUR 29,000 - 35,000; Full time

Job summary

AEP, direction opérationnelle, recherche un assistant administratif et commercial pour assurer le premier contact client, qualifier les demandes et les transmettre au bon interlocuteur.

Vous assurerez le suivi des devis et des commandes, relancerez les clients, préparerez les documents administratifs et gérerez la facturation jusqu'à Chorus Pro, en collaboration avec les chargés d'affaires et la comptabilité.

Qualifications

• Gestion opérationnelle des demandes client et du suivi devis.
• Relance téléphonique des devis et pièces administratives.
• Rassemblement des documents et préparation des pièces d'appel d'offres.
• Utilisation des outils internes et de Chorus Pro.

Responsibilities

• Accueillir et qualifier les demandes clients (dépannage, devis, suivi).
• Envoyer et relancer les devis et assurer le suivi jusqu'à la facturation.
• Enregistrer les commandes et vérifier leur conformité au devis.
• Préparer les éléments administratifs et déposer les factures sur Chorus Pro.
• Gérer les tableaux de suivi et les échanges avec les chargés d'affaires.

Skills

Relation client

Gestion administrative

Organisation

Relance téléphonique

Rédaction de documents

Tools

Chorus Pro

Logiciel de gestion

Job description

Votre rôle

Au sein de la direction, en binôme avec l'assistante de direction, vous êtes la voix d'AEP pour nos clients et le point d'appui de nos chargés d'affaires. Votre mission : qu'aucune demande ne se perde, qu'aucun devis ne reste sans relance et que chaque affaire aille jusqu'à sa facture.

Le premier contact avec nos clients

• Vous accueillez les appels et messages des clients, qualifiez chaque demande (dépannage urgent, devis, suivi d'affaire) et la transmettez au bon interlocuteur.
• Face à un client en urgence, vous rassurez, organisez le rappel et suivez la demande.

Le suivi et la relance des devis

• Vous mettez en forme et envoyez les devis des chargés d'affaires depuis notre logiciel de gestion.
• Vous relancez par téléphone les clients qui ont reçu un devis, faites le point sur leur besoin et transmettez leur réponse aux chargés d'affaires.

Les commandes et les documents administratifs

• Vous enregistrez les commandes des clients, ouvrez les affaires, vérifiez que chaque commande correspond au devis et réclamez les bons de commande manquants.
• Vous rassemblez les pièces administratives demandées par nos clients, en appel d'offres comme pour leurs contrats : attestations, documents pour les plans de prévention avant nos interventions.

Le suivi des affaires jusqu'à la facture

• Vous passez les commandes de matériel aux fournisseurs et suivez les livraisons.
• Vous préparez les éléments de facturation en fin d'affaire et déposez les factures sur les plateformes des clients publics (Chorus Pro et portails clients).
• Vous relancez les factures échues, en lien avec la comptabilité.

L'organisation et les outils

• Vous tenez à jour les tableaux de suivi (demandes, devis, commandes, relances).
• Vous utilisez chaque jour des assistants d'IA (rédaction, synthèses, relances) et participez au déploiement de l'outil de gestion interne du groupe.