Assistant(e) Multi Equipe (H/F)

Pierre & Vacances-Center Parcs Group; Paris; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

Pierre & Vacances-Center Parcs Group recherche un(e) secrétaire/assistante pour soutenir les gestionnaires et superviser le planning des réunions. Vous gérerez les appels et courriels, organiserez les convocations et les assemblées, et assurerez le suivi des décisions.

Le poste implique l’assistance lors des assemblées, le contrôle des délais légaux et la coordination avec les services internes et prestataires. Poste sur site à Paris, rémunération en fonction du profil.

Qualifications

• Secrétariat et assistance des gestionnaires
• Gestion et suivi rigoureux du planning
• Gestion et traitement des appels téléphoniques et courriels mandants
• Gestion opérationnelle des réservations des salles
• Établissement et envoi des convocations du Conseil de Surveillance et des Assemblées Générales
• Participation aux assemblées et saisie des votes par correspondance
• Organisation et gestion des émargements et secrétariat en assemblée générale

Responsibilities

• Suivi des délais légaux et des procédures administratives lors des réunions
• Suivi des facturations liées à l’organisation des réunions (réservation de salles et prestataires)
• Constitution, classement et archivage des dossiers
• Interface avec les services internes et les prestataires externes pour la coordination
• Diffusion des relevés de décisions (comptes-rendus et procès-verbaux)

Job description

Vos principales missions seront :

• Secrétariat et assistance des gestionnaires,
• Gestion et suivi rigoureux du planning,
• Traitements des appels téléphoniques, courrielset courriers mandants,
• Gestion opérationnelles des réservations desalles,
• Etablissement et envoi des convocations Conseilde Surveillance et Assemblées Générales,
• Participation aux assemblées (en journée) :Saisies des votes par correspondance,
• Organisation et gestion des opérationsd’émargement, Secrétariat en assemblée générale…
• Diffusion des relevés de décisions(comptes-rendus et procès-verbaux),
• Respect des délais légaux,
• Suivi des facturations attachées àl’organisation des réunions (réservation salles et prestataires routage),
• Constitution, classement et archivage dossiers,
• Interface avec services internes transverses (registre,comptabilité, contentieux, direction exploitation, Résidences) et prestatairesexternes.