Assistant(e) Multi Equipe (H/F)

Center Parcs Les Landes de Gascogne; Paris; Sur place; EUR 29 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Center Parcs Les Landes de Gascogne à Paris propose un poste d’Assistant(e) Multi Equipe (H/F) en CDI, temps plein, avec au moins 3 ans d'expérience en gestion immobilière ou copropriété.

Vous assurerez secrétariat et assistance des gestionnaires, le suivi rigoureux du planning et les réservations, ainsi que les convocations pour les conseils et assemblées. Une collaboration avec les services internes et prestataires externes est requise.

Qualifications

• 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, idéal gestion de copropriété.
• Bonne organisation et rigueur dans le travail quotidien.
• Maîtrise des outils informatiques courants (Outlook, Word, Excel) et capacité rédactionnelle.

Responsabilités

• Secrétariat et assistance des gestionnaires.
• Gestion et suivi rigoureux du planning.
• Traitements des appels téléphoniques, courriels et courriers mandants.
• Gestion opérationnelles des réservations de salles.
• Établissement et envoi des convocations Conseil de Surveillance et Assemblées Générales.
• Participation aux assemblées (en journée) : saisies des votes par correspondance.
• Organisation et gestion des opérations d’émargement et secrétariat en assemblée générale.
• Diffusion des relevés de décisions (comptes-rendus et procès-verbaux).
• Respect des délais légaux.
• Suivi des facturations liées à l’organisation des réunions.
• Constitution, classement et archivage dossiers.
• Interface avec services internes transverses et prestataires externes.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Sens des priorités

Bon relationnel

Rédactionnel

Maîtrise informatique

Outils

Outlook

Word

Excel

Description du poste

• Secrétariat et assistance des gestionnaires,
• Gestion et suivi rigoureux du planning,
• Traitements des appels téléphoniques, courriels et courriers mandants,
• Gestion opérationnelles des réservations de salles,
• Etablissement et envoi des convocations Conseil de Surveillance et Assemblées Générales,
• Participation aux assemblées (en journée) : Saisies des votes par correspondance,
• Organisation et gestion des opérations d’émargement, Secrétariat en assemblée générale…
• Diffusion des relevés de décisions (comptes-rendus et procès-verbaux),
• Respect des délais légaux,
• Suivi des facturations attachées à l’organisation des réunions (réservation salles et prestataires routage),
• Constitution, classement et archivage dossiers,
• Interface avec services internes transverses (registre, comptabilité, contentieux, direction exploitation, Résidences) et prestataires externes.

Assistant(e) Multi Equipe (H/F)

• CDI
• Temps plein
• Au moins 2 ans d'expérience
• Niveau d'études : pas de préférence
• Gestion immobilière

Mission

Vos Principales Missions Seront

• Secrétariat et assistance des gestionnaires,
• Gestion et suivi rigoureux du planning,
• Traitements des appels téléphoniques, courriels et courriers mandants,
• Gestion opérationnelles des réservations de salles,
• Etablissement et envoi des convocations Conseil de Surveillance et Assemblées Générales,
• Participation aux assemblées (en journée) : Saisies des votes par correspondance,
• Organisation et gestion des opérations d’émargement, Secrétariat en assemblée générale…
• Diffusion des relevés de décisions (comptes-rendus et procès-verbaux),
• Respect des délais légaux,
• Suivi des facturations attachées à l’organisation des réunions (réservation salles et prestataires routage),
• Constitution, classement et archivage dossiers,
• Interface avec services internes transverses (registre, comptabilité, contentieux, direction exploitation, Résidences) et prestataires externes.

Profil

Dans le cadre de ces missions, vous devrez faire preuve d’une grande rigueur, d’organisation, avoir le sens des priorités, un bon relationnel, un bon rédactionnel et être à l’aise avec les outils informatiques (Outlook, Word et Excel principalement).

Nous recherchons un profil avec une expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire, de préférence en gestion de copropriété.

Compétences

Outils Informatiques Word Excel Outlook

Localisation

EmplacementAdresse

11 Rue de Cambrai, 75019 Paris, France

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