Stage - Assistant(e) de direction des opérations et du développement - Janvier 2027 F/H

WeRecruit; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit recherche un(e) chargé(e) d’administration et coordination pour assurer le bon fonctionnement des services d’un réseau d’établissements hôteliers. Vous assurez l’accueil, le suivi administratif et le relationnel avec les hôtels, tout en gérant les achats, les stocks et le reporting.

Le candidat contribuera à l’amélioration des procédures et à l’organisation du travail, avec des visites ponctuelles sur site et un soutien aux services du siège.

Responsabilités

• S’assurer du bon déroulement des services
• Remonter les informations auprès de la direction
• Tâches administratives et assistanat (classements, impressions, transmission de dossiers entre les services)
• Gestion des appels téléphoniques
• Support aux services du siège
• Emailings (propositions de collaborations, avec les parties prenantes)
• Suivi des devis et des livraisons
• S’occuper du suivi administratif et commercial de l'établissement
• Organisation du travail
• Visites ponctuelles dans les hôtels : aide aux équipes, suivi qualité
• Recherches ponctuelles pour la direction de projet et de développement
• Formuler et transmettre les consignes auprès des hôtels
• Être garant d’une bonne entente et d’une bonne atmosphère de travail
• Faire respecter les procédures en vigueur et former les collaborateurs (accueil, réservation, prise de commande facturation, sécurité…)
• Maîtriser les outils informatiques
• Effectuer les achats en ligne
• Gestion des stocks de matériels de bureaux et lancement des achats si besoin (eau, papier, uniformes)
• Réalisation de benchmarking et études de prix (produits des hôtels)
• Aide aux suivis comptables (paiement des factures, acomptes, régularisation)
• Relancer les fournisseurs
• Faire l'analyse périodique des résultats avec des outils appropriés
• Être force de proposition et de suggestions
• Rédiger les procédures nécessaires au fonctionnement des services et les adapter aussi souvent que nécessaire
• Vérifier régulièrement la bonne application des procédures
• Aider au recrutement (diffusion des annonces, tri des CV, organisation des sessions de recrutement)
• Participation à l’ouverture et à la réouverture de nouveaux établissements
• Assure toute tâche relative à la vie de l'établissement demandée par sa hiérarchie
• Respecte la confidentialité de l'entreprise et de sa clientèle
• Transmet les informations et les demandes clients ne relevant pas de son service

Description du poste

1 – Tâches principales

Responsabilités humaines

. S’assurer du bon déroulement des services

. Remonter les informations auprès de la direction

. Tâches administratives et assistanat (classements, impressions, transmission de dossiers entre les services)

. Gestion des appels téléphoniques

. Support aux services du siège

. Emailings (propositions de collaborations, avec les parties prenantes)

. Suivi des devis et des livraisons

. S’occuper du suivi administratif et commercial de l'établissement

Organisation du travail

. Visites ponctuelles dans les hôtels : aide aux équipes, suivi qualité

. Recherches ponctuelles pour la direction de projet et de développement

. Formuler et transmettre les consignes auprès des hôtels

. Être garant d’une bonne entente et d’une bonne atmosphère de travail

Responsabilités techniques

. Faire respecter les procédures en vigueur et former les collaborateurs (accueil, réservation, prise de commande facturation, sécurité…)

. Maîtriser les outils informatiques

Responsabilités financières

. Effectuer les achats en ligne

. Gestion des stocks de matériels de bureaux et lancement des achats si besoin (eau, papier, uniformes)

. Réalisation de benchmarking et études de prix (produits des hôtels)

. Aide aux suivis comptables (paiement des factures, acomptes, régularisation)

. Relancer les fournisseurs

Responsabilités administratives

. Faire l'analyse périodique des résultats avec des outils appropriés

. Être force de proposition et de suggestions

. Rédiger les procédures nécessaires au fonctionnement des services et les adapter aussi souvent que nécessaire

. Vérifier régulièrement la bonne application des procédures

. Aider au recrutement (diffusion des annonces, tri des CV, organisation des sessions de recrutement)

2 – Tâches secondaires

. Participation à l’ouverture et à la réouverture de nouveaux établissements

. Assure toute tâche relative à la vie de l'établissement demandée par sa hiérarchie

. Respecte la confidentialité de l'entreprise et de sa clientèle

. Transmet les informations et les demandes clients ne relevant pas de son service