Assistant(e) Multi Equipe (H/F)

Pierre et Vacances Europe; Paris; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Pierre et Vacances Europe à Paris recherche un(e) secrétaire-assistant(e) des gestionnaires pour assurer le secrétariat et l’assistance opérationnelle des réunions.

Vous gérerez le planning, les appels, courriels et convocations, organiserez les assemblées, et coordonnerez les interfaces internes et externes avec rigueur et sens du détail.

Une expérience d’au moins 3 ans en gestion de copropriété ou administration est souhaitée; maîtrise d’Outlook, Word et Excel indispensable.

Qualifications

• Expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire.
• Connaissance des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel).
• Bonne rédaction et communication.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.

Responsibilities

• Secrétariat et assistance des gestionnaires.
• Gestion et suivi rigoureux du planning.
• Gestion des appels téléphoniques, courriels et courriers mandants.
• Gestion opérationnelle des réservations de salles.
• Établissement et envoi des convocations Conseil de Surveillance et Assemblées Générales.
• Participation aux assemblées (en journée) : saisies des votes par correspondance.
• Organisation et gestion des opérations d’émargement.
• Diffusion des comptes rendus et procès-verbaux.
• Respect des délais légaux.
• Suivi des facturations liées à l’organisation des réunions.
• Constitution, classement et archivage des dossiers.
• Interface avec services internes transverses et prestataires externes.

Skills

Rigueur

Organisation

Priorisation

Relationnel

Rédaction

Outlook

Word

Excel

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Secrétariat et assistance des gestionnaires,

Gestion et suivi rigoureux du planning,

Traitements des appels téléphoniques, courriels et courriers mandants,

Gestion opérationnelles des réservations de salles,

Etablissement et envoi des convocations Conseil de Surveillance et Assemblées Générales,

Participation aux assemblées (en journée) : Saisies des votes par correspondance,

Organisation et gestion des opérations d’émargement, Secrétariat en assemblée générale…

Diffusion des relevés de décisions (comptes-rendus et procès-verbaux),

Respect des délais légaux,

Suivi des facturations attachées à l’organisation des réunions (réservation salles et prestataires routage),

Constitution, classement et archivage dossiers,

Interface avec services internes transverses (registre, comptabilité, contentieux, direction exploitation, Résidences) et prestataires externes.

Dans le cadre de ces missions, vous devrez faire preuve d’une grande rigueur, d’organisation, avoir le sens des priorités, un bon relationnel, un bon rédactionnel et être à l’aise avec les outils informatiques (Outlook, Word et Excel principalement).

Nous recherchons un profil avec une expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire, de préférence en gestion de copropriété.