Assistant(e) de gestion immobilier (H/F)

Pierre & Vacances-Center Parcs Group; Paris; Hybrid; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Pierre & Vacances-Center Parcs Group recherche un(e) assistant(e) secrétariat pour soutenir les gestionnaires et assurer le suivi du planning.

Vous participerez aux assemblées, gérerez les convocations, les appels et courriels, et assurerez l’archivage des dossiers, avec une interface avec les services internes.

Responsibilities

• Secrétariat et assistance des gestionnaires,
• Gestion et suivi rigoureux du planning,
• Traitements des appels téléphoniques, courriels et courriers mandants,
• Gestion opérationnelles des réservations des salles,
• Établissement et envoi des convocations Conseil de Surveillance et Assemblées Générales,
• Participation aux assemblées (en journée) : Saisies des votes par correspondance,
• Organisation et gestion des opérations d’émargement, Secrétariat en assemblée générale…
• Diffusion des relevés de décisions (comptes rendus et procès-verbaux),
• Respect des délais légaux,
• Suivi des facturations attachées à l’organisation des réunions (réservation salles et prestataires routage),
• Constitution, classement et archivage dossiers,
• Interface avec services internes transverses (registre, comptabilité, contentieux, direction exploitation, Résidences) et prestataires externes.

Job description

Vos principales missions seront :

• ·Secrétariat et assistance des gestionnaires,
• ·Gestion et suivi rigoureux du planning,
• ·Traitements des appels téléphoniques, courrielset courriers mandants,
• ·Gestion opérationnelles des réservations desalles,
• ·Etablissement et envoi des convocations Conseilde Surveillance et Assemblées Générales,
• ·Participation aux assemblées (en journée) :Saisies des votes par correspondance,
• ·Organisation et gestion des opérationsd’émargement, Secrétariat en assemblée générale…
• ·Diffusion des relevés de décisions(comptes-rendus et procès-verbaux),
• ·Respect des délais légaux,
• ·Suivi des facturations attachées àl’organisation des réunions (réservation salles et prestataires routage),
• ·Constitution, classement et archivage dossiers,
• ·Interface avec services internes transverses (registre,comptabilité, contentieux, direction exploitation, Résidences) et prestatairesexternes.