Assistant(e) H/F/NB

VIPARIS; Paris; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Temps partiel

Résumé du poste

VIPARIS, site parisien, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) en CDD pour prendre en charge l'organisation et la gestion administrative du service. Vous réaliserez la mise en forme de documents, la saisie des notes de frais, le suivi du courrier et la préparation des réunions, des déplacements et des commandes.

Vous assurerez le classement et l’archivage et veillerez au respect des procédures internes.

Qualifications

• Formation de niveau Bac+2 en assistanat, gestion ou équivalent.
• Expérience administrative souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Prendre en charge les tâches administratives relatives à l’activité du manager et du service.
• Organiser la logistique des rendez-vous et réunions.
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques et traiter le courrier.
• Rédiger les comptes rendus et assurer le classement et l’archivage.
• Suivre les fournitures et le budget des fonctions de la direction.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication écrite

Formation

Bac+2 en assistanat ou gestion

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Nous recherchons, en CDD, pour un de nos sites, d’un(e) :

Mission : vous prenez en charge la gestion et l’organisation administrative du service auquel vous êtes rattaché(e).

Vos principales missions seront de :

• Prendre en charge les tâches administratives relatives à l’activité de son manager et plus généralement du service auquel il/elle est rattaché(e) : réalisation et/ou mise en forme des documents : présentations, courriers, tableaux de reporting, saisie des notes de frais, bons de commandes…
• Le cas échéant, organiser la logistique de certains rendez-vous, réunions, déplacements (calendrier, réservation des salles, repas, transport, commandes et dépenses s’y rapportant etc.),
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages téléphoniques,
• Traiter le courrier de la direction et en assurer la répartition,
• Participer à certaines réunions et en assurer la rédaction des comptes rendus
• Gérer les fournitures du service et matériel de bureau et éviter les ruptures de stocks de fournitures,
• Assurer les opérations de clôture trimestrielle : relance des fournisseurs, transmission des factures, établissement des provisions,
• Le cas échéant, assurer le suivi budgétaire des frais de fonctionnement de la direction et le suivi du temps de travail des collaborateurs du service,
• Effectuer le classement et l’archivage,
• Effectuer les tâches administratives inhérentes à la fonction et se conformer aux process de l’entreprise,
• Contribuer à l’établissement, à l’amélioration et au respect des process et engagements qualité et développement durable.

Les missions précitées ne sont pas exhaustives, peuvent dépendre des spécificités du site ou du département sur lequel le/la collaborateur(trice) est affect(e) et restent évolutives.

Profil recherché

Issu(e) d’une formation de niveau Bac+2 en assistanat, gestion ou équivalent, vous justifiez idéalement d’une première expérience réussie sur une fonction similaire.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et faites preuve d’une réelle aisance pour vous approprier de nouveaux logiciels métiers.

Reconnu(e) pour votre excellent niveau d’orthographe et vos qualités rédactionnelles, vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez gérer vos priorités avec efficacité.

Doté(e) d’un bon sens relationnel, vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et d’intelligence situationnelle dans vos échanges.

Votre sens du service, votre capacité d’adaptation et votre professionnalisme vous permettent d’interagir avec des interlocuteurs variés en toute confiance.