Assistant(e) H/F

Gim; Neuilly-sur-Seine; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gim recrute un assistant de direction au sein de la Direction Communication, Innovation et Compétences pour Neuilly-sur-Seine. Vous organiserez les réunions, préparerez les dossiers et assurerez le suivi des actions afin de fluidifier le fonctionnement de la direction.

Vous accompagnerez la directrice dans la gestion de son agenda, gérerez les sollicitations et veillerez au respect des échéances. Vous assurerez la qualité des données et des campagnes CRM, et contribuerez à des projets

Responsibilities

• Préparer et suivre les aspects organisationnels et administratifs de la direction : Organiser, préparer et synthétiser les réunions et temps collectifs de la direction. Assurer le suivi d’action.
• Accompagner la directrice dans la gestion de son activité et de ses priorités : Assurer une gestion proactive de l'agenda et organiser les réunions impliquant de multiples interlocuteurs.
• Apporter un appui aux différentes missions de la direction et contribuer au développement de l’activité : Assurer le suivi administratif et organisationnel de certaines actions portées par la direction (secrétariat CPREFP, salons emploi, inscriptions des publics, webinaires).
• Assurer la qualité des données et les actions CRM de la direction : Être garant de la qualité des données et du respect des processus CRM. Préparer et assurer l'envoi des communications et campagnes d'information. Produire les extractions et tableaux de suivi.
• Contribuer à la vie de la direction et du GIM : Participer à des projets et à la démarche qualité ISO 9001.

Tools

CRM

Job description

Au sein de la Direction Communication, Innovation et Compétences dans l’Industrie (COM2i) du GIM vous aurez pour mission:

1) Préparer et suivre les aspects organisationnels et administratifs de la direction :

• Organiser, préparer et synthétiser les réunions et temps collectifs de la direction. Assurer le suivi d’action.
• Garantir la bonne circulation des informations et documents utiles au fonctionnement de la direction.

2) Accompagner la directrice dans la gestion de son activité et de ses priorités :

• Assurer une gestion proactive de l'agenda et organiser les réunions impliquant de multiples interlocuteurs.
• Faciliter le traitement et le suivi des sollicitations, en veillant au respect des échéances et des engagements.
• Rassembler et mettre à disposition les informations et documents utiles à la préparation des rendez-vous.

3) Apporter un appui aux différentes missions de la direction et contribuer au développement de l’activité :

• Assurer le suivi administratif et organisationnel de certaines actions portées par la direction (secrétariat de la Commission Paritaire Régionale de l'Emploi et de la Formation Professionnelle - CPREFP, salons emploi, inscriptions des publics aux actions de promotion des métiers, webinaires etc.).
• En coordination avec l’équipe (à la suite de webinaires, d'analyses d'usage des outils ou d'autres besoins identifiés, des prises de contact auprès des entreprises adhérentes), réaliser des prises de contact auprès des entreprises adhérentes, assurer un premier niveau d'information et orienter vers les experts si nécessaire.

4) Assurer la qualité des données et les actions CRM de la direction :

• Être garant de la qualité des données et du respect des processus CRM au sein de la direction.
• Préparer et assurer l'envoi des communications, invitations et campagnes d'information à destination de l'écosystème emploi-formation.
• Produire les extractions, listes et tableaux de suivi nécessaires à l'activité de la direction.

5) Contribuer à la vie de la direction et plus largement du GIM :

• Participer aux projets communs et ponctuellement aux sollicitations des autres directions.
• Contribuer à la démarche qualité (ISO 9001).