Assistant(e) Formation

toyota-forklifts; Bussy-Saint-Georges; Hybrid; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

toyota-forklifts recherche un Assistant(e) Formation pour piloter l’administration du plan de formation au sein du service RH France. Vous serez rattaché(e) au Manager RH et coordonnerez les inscriptions et la gestion documentaire.

Vous assurerez le suivi des formations obligatoires, des habilitations de sécurité et la traçabilité des certificats, tout en gérant la logistique et le budget formation. Travail en équipe et rigueur requis.

Qualifications

• Gestion administrative du plan de formation et des besoins des salariés.
• Suivi des inscriptions, convocations et documents de formation.
• Gestion des présences et absences, archivage des justificatifs.

Responsibilities

• Planifier et suivre les formations obligatoires et réglementaires.
• Suivre les habilitations sécurité et les certificats après formation.
• Gérer la logistique des formations (salles, matériel, intervenants).
• Suivre le budget formation et préparer les demandes de financement.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs du plan de formation.

Job description

Ça vous intéresse ? Nous avons justement un poste à pourvoir !

Votre Challenge en tant qu'Assistant(e) Formation.

Rattaché(e) au Manager RH France, vos missions s'articuleront autour de plusieurs axes:

I. Gestion administrative des formations

• Recueillir et consolider les besoins de formation.
• Assurer l'inscription des salariés aux sessions internes et externes.
• Établir les convocations et les documents de préparation.
• Assurer le suivi des présences et des absences.
• Collecter et archiver les feuilles d'émargement, attestations et certificats.
• Mettre à jour les dossiers individuels de formation.
• Préparer les éléments nécessaires aux déclarations et bilans de formation.
• Assurer le classement physique et numérique des documents.

II. Gestion des formations et habilitations sécurité

• Activité en collaboration avec les différents services concernés
• Planifier les formations obligatoires et réglementaires.
• Assurer le suivi des échéances des habilitations, autorisations et certifications.
• Organiser les recyclages dans les délais requis.
• Alerter les managers et les services concernés en cas d'échéance proche ou dépassée.
• Tenir à jour les tableaux de bord de suivi réglementaire.
• Vérifier la conformité documentaire des formations réalisées.
• Contrôler la réception des certificats et attestations après formation.
• Assurer la traçabilité des documents réglementaires.

III.Organisation logistique

• Réserver les salles et matériels pédagogiques.
• Assurer le lien avec les organismes de formation.
• Accueillir les intervenants externes.

IV. Suivi budgétaire

• Établir les demandes d'achat.
• Réceptionner et contrôler les factures.
• Assurer le suivi des coûts de formation.
• Participer au suivi du budget formation.
• Préparer les éléments nécessaires aux demandes de financement.

V. Reporting et indicateurs

• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi.
• Produire les indicateurs mensuels :taux de réalisation du plan de formation ;
• taux de conformité des habilitations ;nombre de formations réalisées ;
• suivi des échéances réglementaires ;budget consommé.