Assistant de direction H/F

Université Paris-Saclay; Sceaux; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Restauration proche des lieux

Développement professionnel

Bien-être au travail

Job summary

Université Paris-Saclay recrute un agent de secrétariat polyvalent pour le service de la Déléguée de la Directrice générale des services et du doyen. Vous assurerez la gestion administrative, l’accueil et l’archivage, tout en pilotant les dossiers transverses et les réunions.

Vous serez amené(e) à organiser les déplacements, les agendas, les correspondances et les outils de communication, avec une collaboration étroite en équipe et des possibilités de télétravail deux jours par semaine sous

Qualifications

• Maîtriser l’expression orale, l’orthographe, la syntaxe et les techniques d’accueil ;
• Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL) et internet;
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et appels téléphoniques;
• Savoir rédiger des courriers et documents administratifs

Responsibilities

• Gérer les agendas et déplacements du Doyen et de la DDGS;
• Accueillir les interlocuteurs internes et externes;
• Gérer les boîtes mails et le courrier de la Direction;
• Suivre les échéances importantes et organiser les réunions;
• Rédiger comptes rendus et procès-verbaux des réunions;
• Gérer les achats et les dossiers RH des agents rattachés;
• Assurer l’organisation logistique des manifestations de la Direction;
• Veiller à la confidentialité des informations et travailler en équipe.

Skills

Expression orale

Orthographe

Syntaxe

Accueil téléphonique

Rédaction de courriers

Autonomie

Travail en équipe

Tools

WORD

Excel

Internet

Job description

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service/ positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice générale des services de la Faculté de Droit Economie et Management (DDGS), l’agent.e aura à assurer la gestion du secrétariat commun de la déléguée de la directrice générale des services et du doyen de la Faculté et à prendre en charge des dossiers transverses relevant du Doyen ou de la Déléguée.

Missions principales de l’agent·e:

Fonctions de secrétariat que l’assistant·e de direction doit assurer en toute autonomie :

• la gestion des agendas du Doyen et de la DDGS;
• la gestion des déplacements du Doyen et de la DDGS;
• l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes de la direction;
• la gestion des boîtes mails génériques de la Direction;
• la gestion du courrier de la Direction;
• le suivi des échéances importantes de la Direction;
• l’organisation des réunions de travail, constitution des dossiers, accueil des participants;
• la gestion des conseils et réunions de la Faculté (Conseil de Faculté, Assemblée Générale, F4SCT, réunions de bureau…): convocation, collecte des pouvoirs, feuilles d’émargement, prises de notes, rédaction des comptes rendus et PV;
• la gestion des demandes d’Achats de la direction;
• le suivi des dossiers RH des agents rattachés directement à la DDGS;
• la veille et le suivi de la mise en signature de la DDGS ou du Doyen des documents administratifs;
• l’organisation logistique des manifestations organisées par la Direction (séminaire des personnels, accueil des nouveaux personnels, moments conviviaux, etc.) (convocation, suivi des échéances, devis, propositions et réception des commandes relations avec les prestataires);
• le classement et l’archivage des dossiers de la Direction;
• la communication générale relevant de la Direction de la Faculté.

Fonctions de gestion de dossiers transversaux qui seront à prendre en charge à la demande du Doyen ou de la Déléguée :

• constitution et gestion des bases de données à la demande de la Direction (Appels à Projets, personnels enseignants, décorations honorifiques, congés des personnels BIATSS des services administratifs, etc.) et suivi d’indicateurs simples.
• gestion de la réservation des salles de réunions et de colloques et des conventions de prêt ou de location de salle .
• appui à la DDGS dans certaines missions transversales (organisation des élections, suivi des règles de conformité au règlement général sur la protection des données – RGPD de la Facuté…).

Connaissance, savoir :

• Maîtriser l’expression orale, l’orthographe, la syntaxe et les techniques d’accueil ;
• Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL) et internet;
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et appels téléphoniques;
• Savoir rédiger des courriers et documents administratifs

Savoir-faire :

• Savoir prendre les initiatives adaptées aux diverses urgences et situations relationnelles délicates;
• Savoir gérer la confidentialité des informations et données.

Savoir-être :

• Savoir travailler en équipe;
• Posséder de solides qualités relationnelles;