Assistant-e de projet PEPR VDBI

UNIVERSITÉ GUSTAVE EIFFEL; Lyon; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Universite Gustave Eiffel recherche un assistant(e) PEPR pour assurer le suivi administratif et financier, le soutien logistique des activités et la coordination des projets PEPR VDBI et MOBIDEC.

Vous travaillez en lien avec les chefs de projet et la direction financière, contribuant à l’organisation des réunions, la gestion des documents et le reporting, avec discrétion et polyvalence.

Qualifications

• Bonne connaissance des outils bureautiques et des outils de communication.
• Connaissances en gestion financière.
• Gestion de projet.
• Capacités rédactionnelles.
• Maîtrise des outils de gestion de bases de données.
• Aptitude à s’intégrer à une équipe de management et de gouvernance.
• Capacités d’analyse et de synthèse permettant la prise de décision.
• Organisation, polyvalence et gestion du temps.
• Disponibilité, discrétion.

Responsabilités

• Suivi administratif et financier des PEPR et soutien logistique des missions.
• Organisation et soutien des événements PEPR (réunions, séminaires, conférences).
• Gestion des commandes, réceptions et règlements des factures.
• Conception d’outils de gestion et de processus administratifs.
• Lien avec les services des établissements pilotes et l’ANR pour le suivi des activités.

Connaissances

Gestion de projet

Capacités rédactionnelles

Organisation et gestion du temps

Analyse et synthèse

Discrétion

Aptitude au travail en équipe

Maîtrise des outils bureautiques

Outils

Gestion de bases de données

Description du poste

• Suivi, en lien avec la Direction financière des établissements porteurs des PEPR et le.la chef.fes de projet, des activités de suivi administratif et financier (principalement suivi budgétaire) ;
• Soutien logistique de l’équipe d’animation : préparation et suivi des missions, prise des billets, réservations et des commandes, logistique des séminaires et réunions, gestion et sélection de dates des réunions internes et externes;
• Soutien logistique aux centres opérationnels, aux projets ciblés et aux projets financés: aide à l’organisation de workshops, sélection des lieux et prestataires, lien avec les équipes projets sur l’organisation logistique globale;
• En étroite collaboration avec le.la Chef.fe de projet des PEPR, participer à l’organisation des différents évènements du PEPR (réunions, séminaires, conférences annuelles…); contribuer à l’élaboration du programme, mise en œuvre des aspects logistiques ;
• Sélectionner et proposer à la gouvernance les prestataires appropriés et suivre leurs réalisations;
• Assurer le lien avec les services appropriés pour les passages des commandes, réception et règlement des factures;
• Constituer les dossiers d’établissement des conventions de reversement et des éléments financier pour que le service en charge puisse exécuter les dépenses ;
• Assurer l’information sur son activité auprès de l’ensemble du dispositif d’animation (réunion hebdomadaire avec les directeurs de programme et/ou le.la chef.fe de projet);
• Organiser et suivre l’activité de l’équipe d’animation;
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du PEPR;
• Assurer les liens nécessaires avec les services au sein des établissements pilotes et l’ANR.

Il est attendu du ou de l’assistant.e des PEPR (Programme et équipement prioritaire de recherche)d’appuyer l’activité des co-directeurs de programme et des chefs de projet des PEPR VDBI et MOBIDEC, pour une bonne mise en œuvre et suivi des projets.

• Bonne connaissance des outils bureautiques et des outils de communication
• Connaissances en gestion financière
• Gestion de projet
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des outils de gestion de bases de données
• Aptitude à s’intégrer à une équipe de management et de gouvernance
• Capacités d’analyse et de synthèse permettant la prise de décision
• Organisation, polyvalence et gestion du temps
• Disponibilité, discrétion