responsable administratif.ve et finacièr.e

Institut d'Études Politiques de Bordeaux; Pessac; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Temps partiel

Résumé du poste

Institut d'Études Politiques de Bordeaux recherche une personne en emploi à temps partiel 50% pour coordonner et suivre la Commission Scientifique, encadrer les gestionnaires et soutenir le montage de projets financiers.

Le poste implique l’élaboration et le contrôle du budget, le suivi des dépenses et des recettes, ainsi que l’amélioration des processus administratifs en laboratoire.

Qualifications

• Master 2 requis et expérience en gestion administrative et financière.
• Capacité à établir et suivre des budgets et des contrats de recherche.
• Connaissance des règles administratives et financières des tutelles des laboratoires.

Responsabilités

• Élaborer les budgets prévisionnels et suivre les contrats de recherche.
• Suivre l’activité financière et administrative, et garantir le respect des délais.
• Participer à l’amélioration des processus et outils administratifs.

Connaissances

Langue anglaise B1-B2

Construire un budget

Analyser données comptables

Appliquer règles administratives

Suivi dépenses/recettes

Animer réunions

Encadrer une équipe

Gestion du temps/échéances

Communication pédagogique

Travailler en équipe

Proactivité & amélioration

Formation

Master 2

Outils

GFC

Description du poste

Attention emploi à temps incomplet à 50 %

Coordination

Assurer l’organisation et le suivi de la Commission Scientifique

Encadrement

Encadrer les gestionnaires de la Direction recherche

Accompagner le développement de compétences des gestionnaires de la Direction recherche

Maintenir et développer de bonnes conditions de travail

Appui au montage de projet

• Aider à l’identification des besoins de financements et des sources de financements possibles
• Participer à des réunions d’information ou de formation auprès des financeurs institutionnels
• Analyser les règles d’éligibilité/ règlements financiers des financeurs dans les appels à projet pour conseiller les chercheurs
• Prendre en charge les aspects administratifs lors du montage des réponses aux AAP, chiffrer le budget du projet de recherche, veiller à l’adéquation entre les moyens demandés et le projet scientifique déposé

Gestion financière :

• Elaborer les budgets prévisionnels des contrats de recherche (recettes/ dépenses)
• Programmer pluriannuellement (BI/ BR) et suivre les budgets
• des contrats de recherche CED et LAM
• du BQR/ préciput
• du budget Direction recherche
• Procéder aux opérations d'engagement pour les achats et les missions sur le CR423
• Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables sur le CR423
• Valider les opérations d’engagement pour les achats et missions (contrôle d’éligibilité de la dépense, validation des EJ et certification des SF dans GFC) sur les CR 421 et 422
• Etablir les bilans financiers des projets de recherche

Gestion administrative

• Rédiger, contrôler, assurer le suivi des conventions de financement
• Établir les contrats de prestation de service prévus par les contrats de recherche (études et recherche, aides aux publications…)
• Mettre en œuvre les demandes de recrutement sur contrats de recherche
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
• Participer à l’amélioration des process et outils administratifs et financiers des laboratoires
• Alimenter les bases de données, tableaux de suivi en lien avec l’activité contractuelle du laboratoire

Valorisation

• Participation à la compilation des données/ élaboration du rapport recherche annuel
• Supervision de l’organisation des évènements scientifiques

Compétences requises

• Master 2
• Langue anglaise B1 à B2
• Construire un budget
• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer des règles administratives et financières des tutelles des laboratoires
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes (tableau de bord)
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (GFC)
• Animer des réunions
• Encadrer et animer une équipe
• Savoir déléguer
• Savoir gérer son activité en respectant les échéances et les délais contraints
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie, notamment auprès des chercheurs et doctorants
• Travailler en équipe
• Être pro-actif, force de proposition pour améliorer les process et outils
• Être polyvalent