Assistant-e de projet PEPR VDBI

UNIVERSITÉ GUSTAVE EIFFEL; Bron; On-site; EUR 26,000 - 31,000; Full time

Job summary

L'Université Gustave Eiffel à Bron recherche un(e) assistant(e) PEPR pour assurer le suivi administratif et financier, en lien avec la direction financière et les chefs de projet. Vous participerez à la gestion budgétaire, à l'élaboration des dossiers et au suivi des dépenses dans le cadre des PEPR.

Vous assurerez le soutien logistique des équipes, l'organisation des workshops et réunions, la sélection des lieux et prestataires, et le lien avec les services internes pour les commandes et les

Qualifications

• Bonne connaissance des outils bureautiques et des outils de communication
• Connaissances en gestion financière
• Gestion de projet
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des outils de gestion de bases de données
• Aptitude à s’intégrer à une équipe de management et de gouvernance
• Capacités d’analyse et de synthèse permettant la prise de décision
• Organisation, polyvalence et gestion du temps
• Disponibilité, discrétion

Responsibilities

• Suivi administratif et financier en lien avec la Direction financière des établissements PEPR et les chefs de projet
• Support logistique de l’équipe d’animation: préparation et suivi des missions, billets, réservations et commandes
• Organisation logistique des workshops, réunions et conférences, sélection des lieux et prestataires
• Gestion des conventions de reversement et rapprochement des éléments financiers
• Suivi des passages de commandes, réception et règlement des factures
• Participation à l’organisation des événements PEPR et à la mise en œuvre du programme

Skills

Outils bureautiques

Outils de communication

Gestion financière

Gestion de projet

Capacités rédactionnelles

Bases de données

Management & gouvernance

Analyse et synthèse

Organisation et gestion du temps

Disponibilité et discrétion

Job description

• Suivi, en lien avec la Direction financière des établissements porteurs des PEPR et le.la chef.fes de projet, des activités de suivi administratif et financier (principalement suivi budgétaire) ;

• Soutien logistique de l’équipe d’animation : préparation et suivi des missions, prise des billets, réservations et des commandes, logistique des séminaires et réunions, gestion et sélection de dates des réunions internes et externes;

• Soutien logistique aux centres opérationnels, aux projets ciblés et aux projets financés: aide à l’organisation de workshops, sélection des lieux et prestataires, lien avec les équipes projets sur l’organisation logistique globale;

• En étroite collaboration avec le.la Chef.fe de projet des PEPR, participer à l’organisation des différents évènements du PEPR (réunions, séminaires, conférences annuelles…); contribuer à l’élaboration du programme, mise en œuvre des aspects logistiques ;

• Sélectionner et proposer à la gouvernance les prestataires appropriés et suivre leurs réalisations;

• Assurer le lien avec les services appropriés pour les passages des commandes, réception et règlement des factures;

• Constituer les dossiers d’établissement des conventions de reversement et des éléments financier pour que le service en charge puisse exécuter les dépenses ;

• Assurer l’information sur son activité auprès de l’ensemble du dispositif d’animation (réunion hebdomadaire avec les directeurs de programme et/ou le.la chef.fe de projet);

• Organiser et suivre l’activité de l’équipe d’animation;

• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du PEPR;

• Assurer les liens nécessaires avec les services au sein des établissements pilotes et l’ANR.

Il est attendu du ou de l’assistant.e des PEPR (Programme et équipement prioritaire de recherche)d’appuyer l’activité des co-directeurs de programme et des chefs de projet des PEPR VDBI et MOBIDEC, pour une bonne mise en œuvre et suivi des projets.

• Bonne connaissance des outils bureautiques et des outils de communication

• Connaissances en gestion financière

• Gestion de projet

• Capacités rédactionnelles

• Maîtrise des outils de gestion de bases de données

• Aptitude à s’intégrer à une équipe de management et de gouvernance

• Capacités d’analyse et de synthèse permettant la prise de décision

• Organisation, polyvalence et gestion du temps

• Disponibilité, discrétion