Technicien·ne en gestion administrative et financière H/F

Université de Lille; Lille; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Université de Lille recherche un(e) agent administratif/ve pour assurer la gestion administrative et logistique des activités de l’équipe René Demogue et participer à l’organisation scientifique du CRDP. Vous faciliterez le quotidien des enseignant·es-chercheur·ses et des doctorant·es en prenant en charge les démarches nécessaires à leurs projets, réunions et manifestations scientifiques.

Vos missions couvrent la gestion, l’organisation, le suivi des achats et des missions, la communication et

Qualifications

• Titulaire d’un BTS ou d’un DUT, ou expérience équivalente en gestion administrative.
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur et des marchés publics souhaitée.
• Capacité à rédiger des écrits administratifs et des documents de synthèse.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative : traiter dossiers, vérifier conformité, gérer plannings, courrier, messagerie et archivage.
• Préparer les achats et les missions : rechercher devis, préparer commandes, suivre livraisons et factures, organiser les réservations.
• Organiser les activités scientifiques : coordonner colloques, conférences, séminaires et manifestations.
• Suivre les informations et les activités : renseigner tableaux de bord, rassembler données, rédiger notes et synthèses.
• Contribuer à la communication : concevoir et réaliser affiches et supports, diffuser l’information.
• Accompagner les équipes et partenaires : accueil, réponse aux demandes et facilitation de la circulation des informations.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Suivi des achats

Communication

Rigueur

Formation

BTS ou DUT

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Vous assurez la gestion administrative et logistique des activités de l’équipe René Demogue et participez à l’organisation des activités scientifiques du CRDP. Vous facilitez le quotidien des enseignant·es-chercheur·ses et des doctorant·es en prenant en charge les démarches nécessaires à leurs projets, réunions et manifestations scientifiques.

Votre rôle associe gestion administrative, organisation, suivi des achats et des missions, communication et coordination avec de nombreux interlocuteurs.

Au quotidien, vous exercez les activités suivantes :

• Assurer la gestion administrative : vous traitez les dossiers et les informations administratives, vérifiez leur conformité, gérez les plannings, les agendas, le courrier et la messagerie, puis assurez l’archivage des documents.

• Préparer les achats et les missions : vous recherchez des devis, préparez les commandes, suivez les livraisons et les factures, et organisez les réservations nécessaires, notamment pour les salles et les prestations de restauration.

• Organiser les activités scientifiques : vous contribuez à la préparation et à la coordination des colloques, conférences, séminaires, salons et autres manifestations scientifiques portés par l’équipe René Demogue et les axes transversaux de l’unité.

• Suivre les informations et les activités : vous renseignez les tableaux de bord, rassemblez et vérifiez les données utiles, puis rédigez des notes, synthèses ou documents d’information selon les besoins.

• Contribuer à la communication : selon les besoins du CRDP, vous concevez et réalisez des affiches et des supports de communication, puis diffusez les informations auprès des publics internes et externes.

• Accompagner les équipes et les partenaires : vous accueillez et informez les personnels et les usagers, répondez aux demandes des services de l’Université et des interlocuteurs extérieurs, et facilitez la circulation des informations.

Vous contribuez ainsi à la qualité de l’organisation administrative et au bon déroulement des activités scientifiques du laboratoire

Vous êtes titulaire d’un BTS ou d’un DUT, ou vous disposez d’une expérience dans un domaine en lien avec la gestion administrative. Vous souhaitez vous investir dans un environnement universitaire et contribuer concrètement aux activités d’une équipe de recherche.

Vous connaissez les techniques de secrétariat et de gestion administrative, les règles de rédaction professionnelle et les principes de construction de tableaux de bord. Une connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur, des règles de gestion financière et des marchés publics sera appréciée.

Vous êtes en mesure de :

• Utiliser les outils bureautiques pour traiter, organiser et suivre les informations.

• Rechercher, vérifier, classer et archiver des documents avec méthode.

• Planifier votre activité, gérer les priorités et anticiper les échéances.

• Rédiger des écrits administratifs et des documents de synthèse clairs et fiables.

• Travailler en collaboration avec des interlocuteurs variés, en interne comme en externe.

• Élaborer et actualiser des tableaux de bord pour assurer le suivi des activités.

Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre réactivité. Vous savez écouter, dialoguer et adapter votre communication à vos interlocuteurs. Votre capacité à anticiper, à gérer les priorités et à être force de proposition vous permet de répondre efficacement aux besoins des équipes.

Vous appréciez le travail collectif et savez faire preuve de souplesse face à la diversité des demandes. Si certaines procédures ou certains outils vous sont encore peu familiers, un accompagnement et des actions de formation pourront être proposés pour faciliter votre prise de poste.

Le poste comporte quelques contraintes horaires liées au calendrier de gestion et à la programmation scientifique de l’unité, compensées par des périodes d’activité moins intense.

CDD DU 06/01/2027 AU 27/04/2027