Assistant.e de pôle F/H

Yumens; Cesson-Sévigné; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Yumens, rattachée au pôle Assistanat, cherche une personne pour assister les commerciaux, experts et responsables de pôles. Vous réaliserez les devis, créerez les fiches clients et enregistrerez les demandes de garanties.

Vous mettrez à jour les chiffres sur les outils, assurerez la gestion administrative des contrats et le suivi des documents. Vous coordonnerez la production, suivrez les échéances et contribuerez au déploiement des process internes.

Qualifications

• Réalisation des devis et gestion documentaire client
• Gestion administrative des contrats et des dossiers clients
• Mise à jour des chiffres et des tableaux de bord

Responsibilities

• Réaliser les devis et envoyer les documents administratifs
• Créer fiches clients et enregistrer les demandes de garanties
• Mettre à jour les chiffres sur les outils de production
• Gérer l’administratif des contrats et le suivi des documents
• Suivre les échéances, la conformité des prestations et la facturation
• Contribuer au déploiement, à l’optimisation et à la formalisation des process internes
• Proposer des actions d’amélioration et d’automatisation en collaboration avec les pôles
• Faciliter les échanges entre les pôles et les services supports

Job description

Rattachée au pôle Assistanat, vous aurez pour objectif d’assister les commerciaux, experts et responsables de pôles dans leurs missions. Au quotidien, vous serez amené.e à gérer:

• La réalisation des devis en conformité avec le book tarifs ainsi que l'envoi des devis et documents administratifs auprès des clients ;
• La création des fiches clients et l’enregistrement des demandes de garanties ;
• La mise à jour des chiffres sur les outils ;
• Lagestion administrative des contrats clients et prestataires, suivi des documents administratifs, classement et mise à jour des dossiers ;
• Lagestion et mise à jour des outils et tableaux de bords de production, de suivi d’activité et de performance pour garantir le bon déroulement des projets ;
• Lesuivi des échéances, coordination et contrôle de la conformité des prestations (production, planification, facturation) ;
• Laparticipation au déploiement, à l’optimisation et à la formalisation des process internes pour faciliter le fonctionnement des équipes d’experts ;
• Laproposition d’actions d’amélioration continue en collaboration avec les responsables de pôles : détection des points d’optimisation, suggestions d’automatisation ou de nouveaux outils ;
• Lafacilitation des échanges entre les différents pôles de l’agence, coordination de la production et transmission des informations clés ;
• Lesupport administratif auprès des équipes sur les appels d’offres, contrats, organisation et pilotage des tâches récurrentes ;
• Lesuivi des achats et de la facturation des prestations, en collaboration avec les services supports (comptabilité, juridique, etc.) pour assurer la bonne transmission des éléments.