Assistant de direction études de prix (H/F)

RANDSTAD PROFESSIONAL-APPEL MEDICAL SEAR; Bordeaux; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

Talentsdici recherche une Assistante de Direction pour soutenir la direction et assurer la gestion administrative quotidienne au sein de l’agence.

Elle centralise, organise et rédige les documents administratifs selon les procédures internes, représente l’entreprise et veille à la bonne transmission de son image tout en répondant aux demandes internes et externes.

Qualifications

• Connaissances informatiques (bureautique, design)
• Connaissance du Code des Marchés Publics et Privés
• Maîtrise des outils de communication et collaboratifs (internet, messagerie, planning partagé, web conférence)

Responsibilities

• Gère l’intendance administrative et le matériel (téléphonie, imprimante, fournitures)
• Gère les dossiers de candidatures et les échanges avec les partenaires externes
• Planifie les réunions, organise les déplacements et veille au respect des délais de réponse
• Assure la gestion documentaire et la dématérialisation des documents
• Coordonne et optimise les processus en lien avec les équipes projets et commerciales

Skills

Organisation

Gestion administrative

Communication

Planification

Travail en équipe

Tools

Suite Office

Web conférence

Job description

Dans le cadre de l'organisation interne de l'entreprise et des exigences de la Direction, l'Assistantede Direction, sous la responsabilité de la direction concernée, répond aux besoins d'informationsinternes et externes de l'entreprise et établit les documents administratifs selon les règles et chartesen vigueur dans l'entreprise.

Principales Activités

L'Assistante de Direction assure des missions générales au sein de l'agence. Elle centralise, organiseet rédige les documents administratifs selon les procédures. Représentante de l'entreprise, elle veilleà la bonne "transmission" de l'image de l'entreprise et s'assure d'avoir répondu avec satisfaction auxdemandes aussi bien internes qu'externes. Elle assure également des missions transverses en lien avec le service des Etudes de Prix et laDirection Commerciale. Elle interviennentnotamment comme facilitatrice aux côtés des chefs deprojets et ingénieurs. Elle coordonne et optimise le process de candidature tout en respectant leséchéances fixées.

Assistanat d'agence :

• Gère l'intendance de la téléphonie fixe et du photocopieur
• Commande les fournitures de bureau après inventaire
• Gère les fournisseurs externes (reprographie, graphiste)
• Valide les demandes de réservation de voyage des salariés
• Planifie les réunions et gère la logistique (réservation de salle, commande de plateaux repas à lademande.)
• Assure la suppléance des autres assistantes en cas d'absence (accueil physique, standardtéléphonique, courrier.)

Gestion du matériel :

• Gère la flotte téléphonie (commande de portable / lignes)
• Gère la flotte informatique et l'attribution/réaffectation des licences
• Gère la flotte des véhicules de l'agence (commandes/réaffectations.)
• Suit les dossiers sinistres et assurances des véhicules en lien avec la flotte

Assistanat Pôle Etudes de Prix :

• Assure quotidiennement le suivi de la boite mail du service EDP
• Collecte, distribue les courriers et mail liés aux appels d'offres
• Assure les réponses aux diverses correspondances dans les délais
• Organise les réunions de lancement lors d'une nouvelle candidature
• Analyse le règlement de consultation
• Participe à la préparation des dossiers de candidature et d'appel d offer : répertorie les pièces àfournir, compile les informations, contrôle des pièces, rédige et met en forme la partie commune dumémoire technique.
• Est l'interlocutrice des partenaires externes sous-traitants et co-traitants afin de récolter les piècesadministratives
• Fixe les points de relecture du dossier de candidature
• Veille au dépôt du dossier de candidature ou appel d offre
• Prépare les supports pour les oraux
• Gère les contrats de prestation, le cas échéant
• Maintien à jour des documents de remise (CV)
• Assure la gestion documentaire (codifie/dématérialise les documents)

Compétences techniques

• Connaissances Informatique (bureautique, design)
• Connaissances du Code des Marchés Publics et Privés
• Connaissance des outils de communication et collaboratifs (internet, messagerie, planning partagé,web conférence)