Assistant(e) de Manager – Gestion Documentaire F/H

EDF; Lyon; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

EDF recherche un(e) assistant(e) de direction au sein des équipes « Commercial and Customer Center » de la Business Unit Combustible, basé à Lyon. Vous assurez la gestion documentaire et le secrétariat, l’organisation de réunions et la préparation de documents en français et en anglais, avec maîtrise des outils Word, PowerPoint et Outlook, et des outils SAP/Webcycle.

Poste basé à Lyon - Gerland, avec une culture d’accompagnement des collaborateurs et une attention portée à la qualité du service

Qualifications

• BTS Assistant de Direction ou équivalent, avec une expérience en gestion documentaire.
• Bonne maîtrise de l’anglais (écrit, lu et parlé).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Outlook).
• Rigueur et organisation.
• Dynamisme, curiosité, sens du contact et du service, esprit d’équipe.

Responsabilités

• Gestion des documents et courriers reçus/émis, enregistrement et diffusion dans la base documentaire.
• Préparation et mise en forme de documents, comptes rendus et présentations.
• Organisation et coordination de réunions et gestion des notes de frais.
• Création et réception de demandes d’achats (SAP / Webcycle).
• Fournitures de bureau et suivi du budget.
• Organisation de Workshops (Klaxoon).
• Propositions d’amélioration du fonctionnement de l’équipe.

Connaissances

Gestion documentaire

Anglais

Word/PowerPoint/Outlook

Rigueur

Esprit d'équipe

Formation

BTS Assistant de Direction ou équivalent

Outils

Word

PowerPoint

Outlook

SAP

Webcycle

Description du poste

Ce poste est situé au sein des équipes « Commercial and Customer Center » de la Business Unit Combustible (environ 100 personnes à Lyon).

Le cœur des missions est constitué par la gestion documentaire des documents (courriers, notes techniques) émis et reçus de nos clients :

• Gestion des courriers en réception : enregistrement en base documentaire et diffusion
• Gestion des courriers en émission : enregistrement en base documentaire, interne et éventuellement client ; diffusion interne et externe
• Gestion de l’évolution des structures documentaires
• Aide à la préparation de documents, notamment en cas de nomenclature documentaire imposée par le client

L’assistant(e) se verra également confier des missions plus classiques d’assistance ou secrétariat, partagées avec les autres assistantes de l’équipe, telles que :

• Gestion des missions et notes de frais associées
• Organisation et coordination de réunions
• Mise en forme de documents : lettre, compte-rendu (Word), présentation (Powerpoint),
• Création et réception de demande d’achats (SAP / Webcycle)
• Fournitures de bureau + suivi du budget
• Organisation de Workshop (Klaxoon)

L’assistant(e) sera également force de proposition d’amélioration sur le fonctionnement (suggestions).

Profil

• BTS Assistant de Direction ou de Manager, ou équivalent, avec une expérience en gestion documentaire
• Bonne pratique de la langue anglaise (parlée, écrite, lue)
• Maitrise des outils bureautiques (word, powerpoint, outlook)
• Rigueur, organisation
• Dynamisme, curiosité, sens du contact et du service, capacité à travailler en équipe

Poste basé à Lyon - Gerland

Nous croyons autant au potentiel et à la motivation qu’au parcours et aux expériences. Chaque candidature est étudiée avec attention.

L’accueil et l’intégration de nos collaborateurs sont au cœur de nos priorités : un accompagnement structuré vous permettra de prendre progressivement en main vos missions et de trouver pleinement votre place au sein de nos équipes.