Assistant(e) de la formation

IRTS Parmentier; Paris; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

IRTS Parmentier recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) formation pour assurer l’accueil et la gestion du back office du centre. Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, renseignez sur l’offre et les conditions d’accès, et suivez les actions de formation (devis, conventions, attestations et notes de frais) tout en veillant à la qualité et au respect des procédures.

Diplômé(e) Niveau 5 BTS, vous maîtrisez les outils bureautiques et savez vous adapter à différents logiciels et à la

Qualifications

• Diplôme Niveau 5 (BTS) et connaissance du secteur social et médico-social.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques et capacité à s’adapter à de nouveaux logiciels.
• Sens de l’accueil, organisation et rigueur, respect des procédures.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des clients et des stagiaires.
• Renseigner sur l’offre de formation et les conditions d’accès.
• Gérer les documents administratifs des formations (conventions, convocations, livret d’accueil, attestations).
• Suivre les intervenants formation et les plannings (contrats, notes de frais).
• Participer et organiser les journées d’examen pour les formations certifiantes et établir des devis (ARGALIS, Inex FACT).
• Assurer le déploiement de la démarche qualité et des process QUALIOPI et SMQ.

Skills

Accueil client

Gestion administrative

Connaissance offre formation

Connaissance outils bureautiques

Education

Diplôme Niveau 5 (BTS)

Tools

Argalis

Inex FACT

Job description

Sous l’autorité de la Responsable du Pôle formation, vous assurez la gestion administrative du centre de formation. Vous pourrez être amené(e) à contribuer à l’élaboration de l’offre de formation, de la veille du secteur et d’éventuelles réponses à appels d’offre.

Accueil

• Assurer un accueil téléphonique et physique auprès des clients et des stagiaires

• Renseigner sur l’offre de formation et les conditions d’accès

Gestion administrative du back office formation

• Collaborer à la réponse client avec le responsable formation dans la présentation de l’offre formation de PBS

• Assurer la mise en œuvre, le bon déroulement et le suivi des actions de formation INTER/INTRA, certifiantes et des prestations des APP (Analyse des Pratiques Professionnelles) : avant, pendant et post formation (conventions, convocations, livret d’accueil, attestations de présence, planification, calendrier, contrat intervenant, note de frais etc…)

• Suivi des intervenants formation (documents administratifs réglementaires, gestion des planning, contrats, note de frais…)

• Participer et organiser les journées d’examen pour les formations certifiantes

• Etablir des devis client INTER/INTRA sur le logiciel Argalis et Inex FACT

Suivi Qualité

• Assurer le déploiement de la démarche qualité et des process en conformité avec les indicateurs de QUALIOPI et la préparation des audits.

• Finalisation du SMQ (système de management de la qualité) pour le service formation et le faire évoluer

Gestion de la relation client avant-vente et post-vente

• Présentation des programmes formation client

• Suivi du feed-back client en post formation

• Appui pour la recherche de consultants en APP et suivi des dossiers client : gestion administrative et prestation

Diplôme Niveau 5 (Niveau BTS) Connaissance du secteur social et médico-social et du secteur de la formation Connaissance du fonctionnement d’une TPE Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, facilité à s’adapter à de nouveaux logiciels Sens de l’accueil, approche client Organisation, rigueur, respect des procédures, gestion des priorités et des aléas Autonomie, anticipation, prise d’initiatives, adaptation et réactivité