Chargé de formation f/h

SUP'EXPERTISE; Paris; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

SUP'EXPERTISE recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) formation pour assurer le suivi des inscriptions, la gestion des plannings et la coordination logistique des sessions à Paris. Vous interviendrez en présentiel, avec une forte dimension relation client et administration des dossiers participants.

Sous la supervision du service formation, vous serez formé(e) et accompagnerez les bilans et les financements (CPF/OPCO).

Qualifications

• Formation Bac +2/3 tertiaire ou équivalent dans le domaine de la gestion ou du support à l’action managériale.
• Profil junior accepté: première expérience en gestion administrative appréciée.
• Formation au poste assurée et montée en compétences sur les outils métier.

Responsibilities

• Elaborer et mettre à jour les plannings des formations et prestations; créer et paramétrer les sessions dans le progiciel de gestion métier.
• Enregistrer et suivre les inscriptions, convoquer les participants et les informer des modalités pratiques (présentiel, classes virtuelles).
• Organiser la logistique des salles de formation et du matériel nécessaire.
• Créer les classes virtuelles et exporter les temps de connexion.
• Préparer les documents de session: supports, dossiers participants, feuilles d’émargement.
• Assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants: présences, attestations, certificats, relevés de présence, gestion des absences et abandons.
• Constituer et suivre les dossiers de financement auprès des financeurs (CPF, OPCO, FIF PL, France Travail).
• Établir et suivre les conventions et contrats de formation, les bilans de compétences, l’accompagnement VAE et les dispositifs de transition professionnelle.
• Suivre les parcours en cours et les échéances administratives (démarrage, fin de parcours, justificatifs).
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et des prestataires souhaitant s’inscrire.
• Répondre aux demandes de renseignements et orienter vers les interlocuteurs concernés.
• Assister les clients dans leur inscription dans le progiciel métier, en présentiel ou distanciel, et activation du CPF.
• Gérer les changements de date et la délivrance d’attestations; traiter les réclamations selon la procédure qualité.
• Gérer la relation administrative avec les intervenants pédagogiques: référencement, pièces justificatives, bons de commande et suivi de leur facturation.
• Préparer la facturation des clients et le règlement des intervenants pédagogiques.
• Coopérer avec les collègues en charge de la facturation et du recouvrement.

Skills

Maîtrise bureautique

Rigueur administrative

Accueil client

Aisance téléphonique

Education

Bac+2/3 tertiaire (Gestion)

BUT ou licence professionnelle (Gestion/RH)

Tools

Progiciel formation

Jinius

Dendréo

Job description

Missions principales

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer avec les besoins du service et le développement de l’organisme de formation.

• · Elaborer et mettre à jour les plannings des formations et prestations ; créer et paramétrer les sessions dans le progiciel de gestion métier.
• · Enregistrer et suivre les inscriptions, convoquer les participants et les informer des modalités pratiques (présentiel, classes virtuelles…)
• · Organiser la logistique des salles de formation et du matériel nécessaire.
• · Créer les classes virtuelles et exporter les temps de connexion.
• · Préparer les documents de session : supports, dossiers participants, feuilles d’émargement.
• · Assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants : présences, attestations, certificats, relevés de présence, gestion des absences et abandons.

Organisation et suivi des formations et prestations de service

• · Constituer et suivre les dossiers de financement auprès des financeurs : CPF, OPCO, FIF PL, France Travail, entreprises.
• · Établir et suivre les conventions et contrats de formation, ainsi que les documents contractuels propres aux bilans de compétences, à l’accompagnement VAE, au coaching et aux dispositifs de transition professionnelle.
• · Suivre les parcours en cours de réalisation et les échéances administratives (démarrage, fin de parcours, justificatifs de réalisation).

Relations avec les clients et intervenants pédagogiques

• · Assurer l’accueil accueil physique et téléphonique des clients et des prestataires qui souhaitent s’inscrire aux formations
• · Répondre aux demandes de renseignements de premier niveau (dates, horaires, modalités, prérequis) et orienter vers les interlocuteurs concernés.
• · Assister les clients dans leur inscription de bout en bout dans le progiciel métier (Jinius, Dendréo…), en présentiel ou distanciel, et dans leur activation du CPF si besoin.
• · Assurer la relation post-inscription : changements de date, délivrance d’attestations, traitement des réclamations dans le respect de la procédure qualité.
• · Gérer la relation administrative avec les intervenants pédagogiques : référencement, pièces justificatives, bons de commande, suivi de leur facturation.

Suivi financier

• · Préparer la facturation des clients et le règlement des intervenants pédagogiques.
• · Coopérer avec les collègues en charge de la facturation et du recouvrement, et relayer les informations utiles sur les dossiers en cours.

Qualité et conformité

• · Coordonner les évaluations de formation (avant, pendant et après la session) et suivre les indicateurs de satisfaction ; proposer des pistes d’amélioration.
• · Collecter et archiver les preuves nécessaires aux audits Qualiopi ; respecter les procédures internes, la protection des données personnelles (RGPD) et les règles d’accessibilité.
• · Contribuer aux données du bilan pédagogique et financier et participer à la veille sur les dispositifs de formation et la réglementation (CPF, Qualiopi…).

Formation et Profil

• · Formation Bac +2/3 de type BTS tertiaire (gestion, support à l’action managériale, services), BUT ou licence professionnelle (gestion, RH…), ou expérience équivalente.
• · Profil junior accepté : une première expérience (alternance, stage, CDD) en gestion administrative, idéalement en organisme de formation, est appréciée.

Formation au poste assurée.

Les plus pour faire la différence

• · Connaissance du secteur de l’expertise comptable et de l’audit, et de ses enjeux de transformation.
• · Grande curiosité et souci constant de bien comprendre les besoins de nos clients et d’y répondre

Compétences requises pour le poste Savoirs et savoir-faire

• · Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ; aisance avec un progiciel métier de gestion de la formation, ou capacité à le prendre rapidement en main.
• · Rigueur dans la gestion de dossiers administratifs et de documents contractuels et comptables (conventions, factures).
• · Qualité rédactionnelle et aisance téléphonique.
• · Notions sur le financement de la formation professionnelle (CPF, OPCO) et sur Qualiopi appréciées ; la formation à ces sujets est assurée.

Savoir-être et compétences transverses

• · Sens de l’organisation, respect des délais, autonomie et fiabilité.
• · Sens du service client, écoute et capacité à s’adapter à des publics variés (stagiaires, entreprises, intervenants).
• · Réactivité, esprit d’équipe et initiative pour résoudre les difficultés du quotidien.
• · Intérêt pour la vision et les enjeux de l’école, et envie de participer à des projets transverses.