Chargé de formation F/H

Sup'Expertise; Paris; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Sup’Expertise, école supérieure de l’expertise comptable, recrute un-e Chargé-e de formation pour piloter l’organisation et le suivi des formations et prestations, et assurer l’accueil des stagiaires et des intervenants. Vous gérerez les inscriptions, la logistique, la facturation et les dossiers de financement (CPF, OPCO, France Travail), tout en veillant à la qualité et à la conformité RGPD et Qualiopi.

Profil bac+2/3, expérience en gestion administrative de formations, maîtrise des outils

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Rigueur dans la gestion de dossiers administratifs et de documents contractuels et comptables.
• Qualité rédactionnelle et aisance téléphonique.
• Notions sur le financement de la formation professionnelle (CPF, OPCO) et sur Qualiopi.

Responsibilities

• Élaborer et mettre à jour les plannings des formations et prestations; créer et paramétrer les sessions dans le progiciel métier.
• Enregistrer et suivre les inscriptions, convoquer les participants et les informer des modalités pratiques.
• Organiser la logistique des salles et du matériel; préparer les documents de session et les feuilles d’émargement.
• Assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants (présences, attestations, certificats).
• Constituer et suivre les dossiers de financement auprès des financeurs (CPF, OPCO, FIF PL, France Travail).
• Établir et suivre les conventions et contrats de formation et documents contractuels.

Skills

Rigueur

Service client

Organisation

Aisance téléphonique

Education

BTS tertiaire / Bac+2/3 en gestion ou RH

Tools

Word

Excel

Outlook

progiciel formation (Jinius, Dendréo)

Job description

Sup’Expertise, école supérieure de l’expertise comptable, de l’audit et du conseil, est une association à but non lucratif issue de la fusion, en 2021, de l’organisme de formation de l’Ordre des experts-comptables d’Île-de-France et d’un Centre de formation d’apprentis (CFA) historique préparant notamment aux diplômes d’Etat en comptabilité et gestion. C’est la seule école en France appartenant aux institutions ordinales de cette profession libérale réglementée : l’Ordre des experts-comptables d’île-de-France et des Compagnies régionales des commissaires aux comptes de Paris, de Versailles et du Centre.

Dans un contexte de transformation de Sup’Expertise en grande école et institut de formation de référence, spécialisés dans les transformations des métiers de l’expertise comptable, de l’audit et du conseil, nous recrutons un-e Chargé-e de formation.

Placée au sein de la Direction du développement, sous l’autorité de la Responsable du service de la formation continue, chargée de l’excellence du déploiement opérationnel des prestations de formation continue et de développement professionnel, il/elle assure le bon déroulement opérationnel et administratif de nos prestations de formation continue et de développement professionnel : formations inter et intra-entreprises, parcours certifiants et classes préparatoires, bilans de compétences, accompagnement à la VAE, coaching, dispositifs de transition professionnelle. Vous veillez à la qualité de l’expérience vécue par nos clients (entreprises et particuliers) et par nos intervenants, dans le respect du référentiel Qualiopi

Missions principales

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer avec les besoins du service et le développement de l’organisme de formation.

Organisation et suivi des formations et prestations de service

• Élaborer et mettre à jour les plannings des formations et prestations ; créer et paramétrer les sessions dans le progiciel de gestion métier.
• Enregistrer et suivre les inscriptions, convoquer les participants et les informer des modalités pratiques (présentiel, classes virtuelles…).
• Organiser la logistique des salles de formation et du matériel nécessaire.
• Créer les classes virtuelles et exporter les temps de connexion.
• Préparer les documents de session : supports, dossiers participants, feuilles d’émargement.
• Assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants : présences, attestations, certificats, relevés de présence, gestion des absences et abandons.

Gestion des dispositifs et des financements

• Constituer et suivre les dossiers de financement auprès des financeurs : CPF, OPCO, FIF PL, France Travail, entreprises.
• Établir et suivre les conventions et contrats de formation, ainsi que les documents contractuels propres aux bilans de compétences, à l’accompagnement VAE, au coaching et aux dispositifs de transition professionnelle.
• Suivre les parcours en cours de réalisation et les échéances administratives (démarrage, fin de parcours, justificatifs de réalisation).

Relations avec les clients et intervenants pédagogiques

• Assurer l’accueil accueil physique et téléphonique des clients et des prestataires qui souhaitent s’inscrire aux formations
• Répondre aux demandes de renseignements de premier niveau (dates, horaires, modalités, prérequis) et orienter vers les interlocuteurs concernés.
• Assister les clients dans leur inscription de bout en bout dans le progiciel métier (Jinius, Dendréo…), en présentiel ou distanciel, et dans leur activation du CPF si besoin.
• Assurer la relation post-inscription : changements de date, délivrance d’attestations, traitement des réclamations dans le respect de la procédure qualité.
• Gérer la relation administrative avec les intervenants pédagogiques : référencement, pièces justificatives, bons de commande, suivi de leur facturation.
• Préparer la facturation des clients et le règlement des intervenants pédagogiques.
• Coopérer avec les collègues en charge de la facturation et du recouvrement, et relayer les informations utiles sur les dossiers en cours.

Qualité et conformité

• Coordonner les évaluations de formation (avant, pendant et après la session) et suivre les indicateurs de satisfaction ; proposer des pistes d’amélioration.
• Collecter et archiver les preuves nécessaires aux audits Qualiopi ; respecter les procédures internes, la protection des données personnelles (RGPD) et les règles d’accessibilité.
• Contribuer aux données du bilan pédagogique et financier et participer à la veille sur les dispositifs de formation et la réglementation (CPF, Qualiopi…).

Compétences requises pour le poste

Savoirs et savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ; aisance avec un progiciel métier de gestion de la formation, ou capacité à le prendre rapidement en main.
• Rigueur dans la gestion de dossiers administratifs et de documents contractuels et comptables (conventions, factures).
• Qualité rédactionnelle et aisance téléphonique.
• Notions sur le financement de la formation professionnelle (CPF, OPCO) et sur Qualiopi appréciées ; la formation à ces sujets est assurée.

Savoir-être et compétences transverses

• Sens de l’organisation, respect des délais, autonomie et fiabilité.
• Sens du service client, écoute et capacité à s’adapter à des publics variés (stagiaires, entreprises, intervenants).
• Réactivité, esprit d’équipe et initiative pour résoudre les difficultés du quotidien.
• Intérêt pour la vision et les enjeux de l’école, et envie de participer à des projets transverses.
• Formation Bac +2/3 de type BTS tertiaire (gestion, support à l’action managériale, services), BUT ou licence professionnelle (gestion, RH…), ou expérience équivalente.
• Profil junior accepté : une première expérience (alternance, stage, CDD) en gestion administrative, idéalement en organisme de formation, est appréciée. Formation au poste assurée.

Les plus pour faire la différence :

• Connaissance du secteur de l’expertise comptable et de l'audit, et de ses enjeux de transformation.
• Grande curiosité et souci constant de bien comprendre les besoins de nos clients et d’y répondre