Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) (H/F)

COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS FOYEN; Sainte-Foy-la-Grande; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DU PAYS FOYEN cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le secrétariat du président et le suivi comptable des budgets communautaires. Vous gérerez les convocations, comptes rendus, et le dématérialisé des actes en coordination avec les services.

Rigueur, discrétion et maîtrise des outils bureautiques sont indispensables; vous participerez à l’organisation desinstances et au suivi financier mensuel.

Qualifications

• Formation secrétariat ou gestion administrative et comptable (niveau Bac+2) ou expérience équivalente en collectivité territoriale.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et rédaction administrative.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et organisationnelles.

Responsibilities

• Gérer les instances communautaires (bureau, conseil communautaire et conseil d'administration du CIAS).
• Assurer l'organisation logistique des réunions et convoquer les participants.
• Rédiger les ordres du jour et les notes de synthèse en lien avec le supérieur hiérarchique.
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux.
• Assurer le suivi comptable des budgets communautaires (factures Chorus, mandats, titres de recettes).
• Assurer la régularité des opérations comptables selon la nomenclature en vigueur.

Skills

Rédaction administrative

Prise de notes

Maîtrise bureautique

Education

Bac+2 secrétariat/gestion

Tools

Chorus

Suite bureautique

Job description

Rattaché(e) à la Directrice des Finances et des Affaires Générales, vous assurez deux grandes missions complémentaires : gestion administrative aux affaires générales et le suivi comptable.

1. Participer à la vie institutionnelle de la collectivité

• Gérer les instances communautaires (bureau, conseil communautaire et conseil d'administration du CIAS)
• Assurer l'organisation logistique des réunions (réservation salle, convoquer les participants, gérer la liste des présents et organisation des pouvoirs)
• Rédiger les ordres du jour et les notes de synthèse en concertation avec son supérieur hiérarchique et/ou le DGS
• Respecter les délais de convocation et de transmission de documents avant les réunions
• Assister aux instances (soirée)
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux
• Préparer les documents de suivi des décisions administratives (délibérations, décisions, arrêtés.) et les dématérialiser
• Transmettre les actes au contrôle de légalité et télécharger les documents finalisés
• Transmettre les ordres du jour des instances de la CdC et du CIAS ainsi que les procès-verbaux dans les délais pour affichage sur site Internet
• Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous (délibérations, dossiers des réunions communautaires)
• Créer et alimenter un recueil dématérialisé des délibérations

2. Assurer le secrétariat du Président en lien avec l'agent en charge de l'agenda

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, convocations, comptes rendus
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Assurer le binôme sur l'agenda du Président si absence de l'agent en charge
• Organisation ponctuelle de réunions protocolaires relevant du pilotage du territoire, de la concertation entre élus ou de la diplomatie institutionnelle (invitation, résa de salle, gestion du cocktail/buffet, assurer l'accueil si en dehors des heures d'ouverture de la CDC)
• Assurer ponctuellement l'accueil du siège en cas d'absence des agents fléchés sur la mission

3. Assurer le suivi comptable des budgets communautaires

• Récupérer les factures sur Chorus
• Saisir, contrôler et suivre les engagements, mandats et titres de recettes (M57, M22 et M49) d'investissement et de fonctionnement
• Vérifier la conformité des PJ
• Effectuer le suivi des opérations d'investissement et de fonctionnement
• Adresser aux services les consommations de crédits
• Emettre les titres en lien avec les facturations faites
• Effectuer la prise en charge des dépenses P84 et des recettes P503 sur l'ensemble des budgets
• Assurer le suivi de l'ASP et de la fiscalité
• Gestion comptable de la dette et de l'inventaire, dotations aux amortissements
• Saisir, et faire le suivi de la REOMI (Facturations et vagues annulatives)
• Suivi de la capacité de couverture
• Envoyer les Décisions Modificatives après les conseils (Flux en trésorerie)
• Assurer la régularité des opérations comptables selon la nomenclature en vigueur
• Saisir les admissions en non-valeur et les effacements de dettes après vérification, et établir les délibérations correspondantes
• Emettre les titres et ou mandats des régies
• Effectuer le suivi de la Taxe d'aménagement
• Effectuer mensuellement le mandatement des attributions de compensation aux communes membres de la CDC
• Effectuer les titres annuels : Landerrouat (antenne), GEMAPI, CAB, CC Duras
• Effectuer les titres de l'urbanisme

Profil recherché :

Formation en secrétariat ou en gestion administrative et comptable, (niveau Bac +2), ou expérience équivalente en collectivité territoriale

Vos compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction administrative et de prise de notes
• Bonne maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, procédures administratives et du cadre budgétaire et comptable