Assistant(e) de direction générale

Centre de Gestion de l'Aube; Troyes; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Centre de Gestion de l'Aube recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil téléphonique et physique, la gestion de l’agenda et l’orientation des demandes au sein du DGD.

Vous préparerez les réunions, suivrez les courriers et rédactions des comptes rendus, et contribuerez à la mise en place de tableaux de bord et au suivi des dossiers.

Profil recherché: autonomie, discrétion, sens du service public, excellente maîtrise du pack Office et rédaction soignée.

Qualifications

• Maîtrise du vocabulaire technique et des règles grammaticales.
• Bonne connaissance de la fonction publique et des collectivités territoriales.
• Bonne maîtrise de l’orthographe et de la rédaction.
• Capacité à travailler seul(e) et en équipe.
• Sens du service public et discrétion.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs.
• Gestion de l’agenda du DGD: filtrer, prioriser, organiser, suivre.
• Gestion des contacts et analyse des demandes.
• Rédaction de courriers et comptes rendus.
• Organisation et synthèse des données de contexte.
• Préparation des réunions et mise en place de tableaux de bord.

Skills

Word publipostages

Excel (filtre et tri)

PowerPoint

Outlook

Autonomie

Rédaction et orthographe

Organisation et planification

Accueil téléphonique et physique

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

DESCRIPTIF DU POSTE

Activités Principales :

• Accueil téléphonique et physique
• Gestion de l’agenda du DGD: filtrer, prioriser, organiser, adapter, suivre.
• Gestion des contacts du DGD: accueil téléphonique, analyses des demandes, orientation et suivi des demandes.
• Gestion et orientation hebdomadaire du courrier. Suivi des réponses: relance des services. Rédaction d’AR ou de courriers de réponse de premier niveau.
• Prises de rendez‑vouset préparation matérielle des rendez‑vous : gestion des reports.
• Gestion de commissions: finalisation ordre du jour, coordination remise des dossiers préparés par les services, relecture, envoi des convocations, relance des participants, élaboration et diffusion des comptes‑rendus.
• Saisie des courriers et notes du DGD + diffusion.
• Préparation des réunions, recueil de données auprès des directions, centralisation de données et éléments de contexte, synthèse, classement, archivage papier et numérique, suivi post réunions (relances, réponses, passation d’instructions aux Directions)
• Mise en place de tableaux de bords de suivi d’activités

Activités Annexes :

Gestion des congés des directeurs

Présence en commission.

Contraintes du Poste :

• Disponibilité, polyvalence, discrétionet autonomie: accepter la charge liée à la pluralité des métiers et sujets traités, nécessité d’anticiper.

PROFIL DU POSTE

Savoirs :

• Connaissance de la FPT et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Travailler en autonomie, résister à la pression exercée sur celui qui a accès à l’information.
• Très bonne maîtrise de WORD (publipostages), EXCEL (fonction filtre, tri des données), PPT, OUTLOOK
• Maîtriser le vocabulaire technique, l’organisation et le fonctionnement des services techniques.
• Parfaite maîtrise de l’orthographe et des règles grammaticales
• Très bonne qualité rédactionnelle
• Se présenter et s’imposer en interne comme en externe

Savoir-Faire :

• Appréhender et analyser l’environnement territorial. Identifier les acteurs du territoire et connaître les interlocuteurs premiers du DGD.
• Preuve de discernement
• Prendre des notes rapidement
• Organiser, planifier, coordonner, anticiper
• Rendre compte
• Gérer et travailler dans l’urgence, répondre vite et de manière précise

Savoir-Etre :

• Souriant
• Qualités relationnelles et humaines
• Dans l’écoute et l’empathie, attentif
• Se montrer ferme.
• Autonome –
• Discret(e-) et critique
• Avoir le sens du service public
• Organisé(e) et méthodique