Assistant/e de la cheffe de service (H/F)

Drac Grand Est; Nancy; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Drac Grand Est recherche un(e) Assistant(e) de la cheffe de l’UDAP pour assurer le secrétariat et le soutien administratif du service. Vous garantissez le lien avec les partenaires, notamment la Préfecture, et participez à la gestion des ressources humaines, des achats et de l’archive.

Vous accueillerez les rendez-vous, gérerez la messagerie, et assurerez la logistique du service, y compris la revue de presse et la gestion des dossiers démarches simplifiées.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et gestion administrative.
• Excellente connaissance des logiciels de bureautique et de l’organisation administrative.
• Capacité d’autonomie, d’adaptation et de réactivité.
• Grande rigueur et sens pratique dans le travail.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de la cheffe de l’UDAP et gérer l’agenda.
• Garantir le lien avec les partenaires, notamment la Préfecture.
• Assister dans les enjeux ressources humaines (congés, candidatures stagiaires).
• Préparer les commissions (CDNPS).
• Accueillir les rendez-vous et les demandes de renseignements.
• Gérer le courrier et la messagerie du service; logistique et achats.
• Gérer la bibliothèque et la base de données; revue de presse quotidienne.
• Référente Communication entre l’UDAP et la DRAC Grand Est.
• Répartir les dossiers de démarches simplifiées et assurer l’archivage.

Skills

Maîtrise des techniques de secrétariat

Maîtrise des logiciels de bureautique

Connaissance de l’organisation admin

Autonomie et adaptation

Rigueur et organisation

Sens relationnel

Capacité à travailler en équipe

Tools

MS Office

Job description

Missions:

Les missions de l’assistant/e de la cheffe de l’UDAP sont les suivantes:

Au niveau du secrétariat de la cheffe de l’UDAP:

• organiser l’agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service
• garantir le lien avec tous les partenaires concernés notamment la Préfecture
• assister la cheffe de service dans les enjeux ressources humaines: suivi des congés, candidatures stagiaires…
• préparer certaines commissions comme les commissions départementales de la nature, des paysages et des sites (CDNPS)

Au niveau du service:

• accueillir physiquement les rendez-vous programmés ou les demandes de renseignements sans rendez-vous
• accueillir téléphoniquement et proposer des premières solutions techniques simples et / ou orienter vers un technicien
• assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• gérer la messagerie électronique fonctionnelle du service
• assurer la logistique du service: gestion des achats, stocks et contrats
• assurer la gestion de la bibliothèque: suivi de la base de données
• assurer la revue de presse quotidienne
• être la référente «Communication» entre l’UDAP et la DRAC
• être la référente pour la répartition des dossiers «démarches simplifiées»: assurer la répartition des dossiers entrant au service et dispatch vers les collègues concernés des dossiers «démarches simplifiées»
• être la référente archivage pour le service, en lien avec le réseau «gestionnaires et responsables des archives» (groupe de travail) , assurer la gestion administrative des archives: mise en oeuvre du plan de gestion des archives avec les archives départementales
• Suppléante de la référente «Guichet unique UDAP dossiers MH».

Correspondante «Annuaire du Ministère»

Profil recherché

Compétences requises:

• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise des logiciels de bureautique
• Bonne connaissance de l’organisation administrative, des interlocuteurs de la DRAC et des

partenaires

• Capacité d’autonomie et d’adaptation, réactivité
• Sens de l’organisation et de la rigueur, sens pratique
• Grande maîtrise rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs
• Connaissance du budget et de la comptabilité technique
• Sens relationnel, discrétion
• Esprit d’initiative
• Capacité à travailler en équipe, écoute

Présentation de Drac Grand Est

La Direction Régionale des Affaires Culturelles du Grand Est est chargée de conduire la politique culturelle de l’État dans la région et dans les départements qui la composent. Le siège de la DRAC Grand Est est situé à Strasbourg et comprend deux sites distants, l’un à Metz et le second sur Châlons-en-Champagne ainsi que 10 unités départementales de l’architecture et du patrimoine (UDAP) situées dans chaque département du Grand Est: Ardennes, Aube, Bas-Rhin, Haut-Rhin, Haute-Marne, Marne, Meurthe et Moselle, Meuse, Moselle et Vosges.

L’agent exercera ses missions au sein de l’UDAP de Meurthe et Moselle.

L'équipe est composée de 10 agents qui ont pour mission la préservation, le contrôle, l'expertise et l'accompagnement des projets de paysage, d'urbanisme et de construction ou de modifications de toute nature en espaces protégés dans le département 54.

Environnement professionnel:

Relations hiérarchiques:

• Eléonore HOLTZER, Architecte de bâtiments de France - Cheffe de l’Unité départementale de l’architecture et du patrimoine de Meurthe et Moselle (UDAP 54)

Relations fonctionnelles:

En interne: avec les agents de l’UDAP 54 et les agents des autres services de la DRAC GRAND EST

En externe: avec les collectivités territoriales, partenaires de la DRAC