Assistante juridique F/H

CENTRE DE LA FORMATION ET DU DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES; Île-de-France; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CENTRE DE LA FORMATION ET DU DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES recherche une secrétaire/adjoint(e) au chef de département pour assurer les tâches de secrétariat et le suivi administratif du département.

Vous assurez la gestion des appels, la prise de rendez-vous, l’ouverture et l’archivage des dossiers, la diffusion de documents et le suivi des formations.

La maîtrise des outils CICERON ou SharePoint est requise ou une formation est prévue. Travail en présentiel au sein des équipes de l’AP-HP.

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou gestion d’agenda.
• Maîtrise des outils de gestion de dossiers et de planning.
• Bonne organisation et capacité à archiver correctement les documents.

Responsabilités

• Gestion des appels téléphoniques et organisation des réunions du département.
• Frappe et envoi du courrier, répartition du courrier et organisation des réunions.
• Ouverture, classement et archivage des dossiers; diffusion de documents.
• Enregistrements informatiques des dossiers sur CICERON ou SharePoint (formation prévue).
• Gestion de l’agenda du Chef de Département et de l’adjoint.
• Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par le Département.
• Organisation du planning des congés du Département.

Connaissances

Gestion des appels téléphoniques

Gestion d'agenda

Organisation et archivage

Outils

CICERON

SharePoint

Description du poste

Mission générale :

Tâches de secrétariat :

• Gestion des appels téléphoniques (une chef de département, une adjointe à la chef de départements, six juristes et un coordinateur laïcité et culte)
• Demandes d'observations aux hôpitaux et transmission des jugements
• Prises de rendez-vous
• Frappe de courrier et envoi
• Répartition du courrier
• Organisation des réunions
• Ouverture de dossiers
• Scan et copies
• Archivage
• Commande de fournitures
• Diffusion de documents
• Enregistrements informatiques des dossiers sur le logiciel CICERON ou SharePoint (formation prévue)
• Organisation du planning des congés du Département
• Gestion de l'agenda du Chef de Département et adjoint au Chef de Département
• Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par le Département au sein des établissements de l'AP-HP

Missions ponctuelles :

• Gestion des dossiers RPVPC encore suivis par la DAJDP : en lien avec un cabinet d'avocat, gestion des dossiers de recouvrement de créance liées aux accidents subis par les agents de l'AP-HP avec tiers responsable) : transmission des dossiers à l'avocat, demande des créances aux hôpitaux, correction des tableaux de créance, transmission à l'avocat, relance par mail et téléphone aux correspondants des hôpitaux....
• Appui auprès des hôpitaux pour la gestion des dossiers en lien avec le cabinet d'avocat à ce sujet les règlements d'honoraires.
• Transfert des nouveaux dossiers directement auprès du cabinet.
• Traitement des demandes de statistiques pour le département
• Gestion des tableaux de suivi des dossiers (tableaux PF/affaires pénales, tableau provision....)
• Responsable/référente Intranet pour le département