Assistant(e) de Gestion Opérationnelle BTP

Perles Office; Le Mesnil-Amelot; On-site; EUR 29,000 - 38,000; Full time

Job summary

Perles Office est une société spécialisée dans le recrutement et l'accompagnement des Office Managers et des fonctions supports. Elle propose un poste CDI à Le Mesnil-Amelot pour assurer la gestion administrative et opérationnelle des dossiers BTP et collectivités.

Vous travaillerez sous la supervision de la Responsable administrative et opérationnelle et en lien direct avec la Direction générale, en sécurisant les documents de chantier, en contribuant au devis et à son suivi, et vous

Qualifications

• Titulaire d'un Bac +2 en gestion administrative ou équivalent.
• Expérience minimale d'au moins 3 années dans un poste similaire, idéalement dans le BTP ou l’administration de collectivités.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif et le secrétariat général.
• Gérer le standard téléphonique, le courrier entrant et les échanges courants.
• Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers et réponses aux clients.
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus de réunions et de chantier.
• Classer, archiver et tenir à jour les dossiers administratifs.
• Constituer et piloter les dossiers BTP et suivre les devis et leur relance commerciale.

Skills

Gestion administrative

Secrétariat

Relation client

Education

Bac +2 en gestion administrative

Tools

Excel

Word

Outlook

Panda

Chorus Pro

R-Pro

Infogreffe

Job description

Perles Office est une société spécialisée dans le recrutement et l'accompagnement des Office Managers, ainsi que des fonctions supports stratégiques en entreprise. Forte d'une expertise reconnue, elle s'impose comme un véritable partenaire pour les entreprises en quête de talents polyvalents et engagés, mais aussi pour les professionnels à la recherche de missions alignées avec leurs compétences et leurs aspirations.

Nous accompagnons ici une société qui intervient sur des projets associant exigences techniques, suivi de chantier et relations avec des acteurs publics et privés. Pour accompagner son activité, l'entreprise renforce son organisation avec un poste central, à l'interface de la direction, des équipes travaux, des clients, des fournisseurs et des collectivités.

Le poste :

CDI - 35h

Le Mesnil-Amelot

Horaires : 10h-18h

Vous assurez la gestion administrative et opérationnelle des dossiers BTP et collectivités, depuis leur constitution jusqu'à leur clôture. En appui de la Responsable administrative et opérationnelle et en lien direct avec la Direction générale, vous sécurisez les documents de chantier, contribuez aux devis et à leur suivi, puis montez progressivement en compétences sur la facturation BTP.

Vos missions

• Assurer le suivi administratif et le secrétariat général
• Gérer le standard téléphonique, le courrier entrant et les échanges courants.
• Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers, courriels et réponses aux clients.
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus de réunions et de chantier.
• Classer, archiver et tenir à jour les dossiers administratifs.

Constituer et piloter les dossiers BTP

• Établir les devis avec la Direction générale et Jérémie, puis assurer leur relance commerciale.
• Contribuer au chiffrage des travaux supplémentaires en cours de chantier.
• Constituer et mettre à jour les dossiers de chantier, notamment les attestations et documents réglementaires.
• Préparer et suivre les documents clés : PPSPS, PAQ, DOE, DAF, DGD et DC4.
• Gérer les plateformes dématérialisées et documentaires : attestations légales, Panda, Chorus Pro, R-Pro, Infogreffe ou outils équivalents.
• Exploiter les photos de chantier, les bases documentaires et les modèles internes ; réaliser ponctuellement des croquis ou schémas simples.
• Suivre les listes nominatives du personnel intervenant sur les chantiers.
• Prendre progressivement en charge les situations de travaux et la facturation BTP sur Excel.

Suivre les dossiers des collectivités

• Rédiger un volume régulier de comptes-rendus liés aux réunions, interventions et points de suivi avec les communes.
• Relire, mettre en forme et diffuser les comptes-rendus dans des délais courts.
• Suivre les marchés, la correspondance, les relances et les dossiers en cours.
• Organiser et actualiser un dossier complet pour chaque commune ou collectivité suivie.
• Assurer l'interface avec les élus, les services techniques municipaux et les autres interlocuteurs publics.

Votre environnement de travail

• Responsable administrative et opérationnelle: rattachement direct sur l'administratif et collaboration étroite sur les dossiers collectivités.
• Direction générale : lien direct sur les devis, les travaux supplémentaires et la montée en compétences vers la facturation.
• Conducteur de travaux et équipes terrain: coordination opérationnelle et circulation des informations de chantier.

Pourquoi les rejoindre ?

• Occuper un poste central, au contact de la direction et des équipes opérationnelles.
• Intervenir sur des dossiers variés mêlant BTP, marchés et collectivités.
• Jouer un rôle clé dans la fluidité des projets et la qualité du suivi apporté aux clients et aux collectivités.
• Rejoindre une structure à taille humaine qui valorise l'autonomie, l'initiative et la coopération.

Profil recherché :

Vous êtes titulaire d'un Bac +2 en gestion administrative, gestion de PME-PMI, assistanat de gestion ou formation équivalente. Vous justifiez d'au moins trois années d'expérience sur une fonction similaire, idéalement dans le BTP ou dans un environnement en lien avec les collectivités.

Votre connaissance concrète du fonctionnement administratif d'un chantier vous permet d'identifier les documents attendus, d'anticiper les échéances et de coordonner des interlocuteurs variés. Polyvalent(e) et fiable, vous savez passer d'un dossier technique à un compte-rendu ou à une relance, tout en maintenant un suivi précis.

Compétences attendues

• Bonne connaissance de l'environnement BTP et de ses circuits administratifs.
• Maîtrise des documents de suivi de chantier : PPSPS, PAQ, DOE, DAF, DGD et DC4.
• Pratique des plateformes dématérialisées du secteur et des marchés publics ou privés.
• Maîtrise du pack Office, notamment Excel pour les devis et situations de travaux, ainsi que Word et Outlook.
• Excellentes qualités rédactionnelles pour les courriers, devis et comptes-rendus.
• Aisance téléphonique, sens du service et capacité à mener des relances commerciales.
• Une première utilisation des assistants d'intelligence artificielle au quotidien est appréciée.

Qualités personnelles

• Polyvalence
• Rigueur
• Organisation
• Autonomie
• Discrétion
• Réactivité
• Esprit d'équipe
• Sens relationnel