Assistant(e) administrative polyvalente BTP(H/F)

ACE Emploi; Chambéry; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

ACE Emploi recherche une assistant(e) administrative polyvalente pour accompagner les activités BTP et veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs et contractuels à Chambéry.

Vous serez en contact avec les maîtres d’ouvrage et les sous-traitants, chargée de la gestion documentaire, des dossiers d’appel d’offres et du suivi des chantiers. Postulez selon votre expérience et profil pour intégrer une équipe dynamique.

Qualifications

• Maîtrise des procédures administratives spécifiques au BTP.
• Connaissance des marchés privés et publics et des clauses règlementaires.
• Gestion des dossiers de sous-traitance et des documents contractuels.
• Maîtrise des plateformes de dématérialisation des appels d'offres (submission numérique).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Microsoft 365).
• Utilisation d’un ERP de gestion pour le suivi administratif des chantiers.

Responsibilities

• Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers de sous-traitance.
• Collecter, contrôler et archiver les documents administratifs et réglementaires.
• Préparer les pièces nécessaires aux appels d'offres et assurer le dépôt dématérialisé des candidatures.
• Gérer le suivi administratif des consultations, demandes de renseignements et relances.
• Créer et mettre à jour les dossiers des marchés obtenus sur les outils internes (ERP, Microsoft 365).
• Assurer l'enregistrement, le classement et l'archivage des documents contractuels.
• Participer au suivi administratif des chantiers et à la préparation des documents liés à la sécurité (PPSPS, conventions, dossiers réglementaires).
• Être en relation avec les clients, maîtres d'ouvrage, sous-traitants et conducteurs de travaux pour la circulation des informations.
• Établir les factures et situations de travaux, suivre les règlements et effectuer les relances.
• Participer au suivi des affaires en cours et accompagner les équipes dans les démarches administratives.

Skills

Procédures administratives BTP

Marchés privés & publics

Dossiers de sous-traitance

Dématérialisation appels d'offres

Outils bureautiques et Microsoft 365

ERP de gestion

Job description

73000 - Chambéry

Secrétariat - Administratif - Accueil

Intérim

ACE EMPLOI PONTCHARRA recherche une Assistant(e) administrative polyvalente BTP(H/F)

• Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers de sous-traitance.
• Collecter, contrôler et archiver les documents administratifs et réglementaires.
• Préparer les pièces nécessaires aux appels d'offres et assurer le dépôt dématérialisé des candidatures.
• Gérer le suivi administratif des consultations, demandes de renseignements et relances.
• Créer et mettre à jour les dossiers des marchés obtenus sur les outils internes (ERP, Microsoft 365).
• Assurer l'enregistrement, le classement et l'archivage des documents contractuels.
• Participer au suivi administratif des chantiers et à la préparation des documents liés à la sécurité (PPSPS, conventions, dossiers réglementaires).
• Être en relation avec les clients, maîtres d'ouvrage, sous-traitants et conducteurs de travaux afin de garantir la bonne circulation des informations.
• Établir les factures et situations de travaux, assurer le suivi des règlements et effectuer les relances administratives nécessaires.
• Participer au suivi des affaires en cours et accompagner les équipes dans les différentes démarches administratives.

Poste polyvalent et évolutif, nécessitant rigueur, organisation et aisance relationnelle, au sein d'un environnement dynamique lié au secteur du BTP.

Conditions

39h par semaines / salaire selon profil et expériences

Votre profil

• Maîtrise des procédures administratives du BTP.
• Connaissance des marchés privés et publics.
• Maîtrise des dossiers de sous-traitance et des documents contractuels.
• Connaissance des plateformes de dématérialisation des appels d'offres.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs Microsoft 365.
• Utilisation d'un ERP de gestion.

Savoir être :

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Autonomie et gestion des priorités.
• Aisance rédactionnelle et bonnes capacités de communication.
• Sens du service et du travail en équipe.
• Réactivité et respect des délais.
• Discrétion et respect de la confidentialité.