Assistant(e) administrative polyvalente BTP F/H

ADEQUAT INTERIM; Chambéry; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

ADEQUAT INTERIM recrute un(e) Assistant(e) administratif polyvalent BTP pour son client basé à Chambéry. Vous assurez la gestion et le suivi administratif et technique des affaires, de l'appel d'offres à la facturation, en veillant à la conformité des dossiers et des procédures sécurité.

Vous participerez au bon déroulement administratif des opérations, au suivi des documents contractuels et à la communication avec les interlocuteurs internes et externes, tout en garantissant la confidentialité

Qualifications

• Gestion administrative et suivi de dossiers variés.
• Polyvalence et sens de l'organisation en BTP.
• Rigueur, autonomie et réactivité au quotidien.
• Aisance écrite et orale, travail en équipe et discrétion.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques de gestion.

Responsibilities

• Gestion administrative de la sous-traitance: constitution, suivi et mise à jour des documents.
• Gestion des appels d'offres: analyse des dossiers, dépôt dématérialisé et relances.
• Suivi administratif des marchés et chantiers via ERP et MS 365.
• Suivi sécurité: PPSPS et documents de chantier, coordination SPS.
• Facturation et suivi des règlements et encaissements clients.

Skills

Polyvalence

Gestion dossiers

Organisation

Rigueur

Autonomie

Réactivité

Communication

Bureautique

Tools

ERP

MS 365

Job description

Notre agence Adéquat de Chambéry, recrute un(e) Assistant(e) administrative polyvalente BTP F/H pour l'un de ses clients situé sur Chambéry. Ce poste est rattaché au service administratif de l'entreprise. Votre rôle au sein de l'équipe sera d'assurer la gestion et le suivi administratif et technique des affaires de l'entreprise, depuis la phase d'appel d'offres jusqu'à la facturation, en veillant à la conformité des dossiers de sous-traitance, des documents contractuels et des procédures liées à la sécurité des chantiers. Participer au bon déroulement administratif des opérations et contribuer à la qualité du service apporté aux clients, partenaires et équipes travaux.

Après une formation interne, votre quotidien sera de :

• Gestion administrative de la sous-traitance : constitution, suivi et mise à jour des dossiers de sous-traitance, rédaction et suivi des documents contractuels, collecte et contrôle des pièces administratives et réglementaires. Assurer les relances auprès des différents interlocuteurs, veiller à la validité des documents et garantir la conformité des dossiers avant leur transmission.
• Gestion des appels d'offres : retrait et analyse des dossiers de consultation, gestion des échanges avec les donneurs d'ordre, suivi des questions réponses et des éventuelles modifications, préparation des pièces administratives, dépôt dématérialisé des offres dans le respect des délais et participation aux relances commerciales des devis transmis.
• Gestion administrative des affaires obtenues : création et suivi des dossiers administratifs et techniques des marchés remportés, constitution des dossiers de marché et de chantier, organisation et mise à jour des documents numériques dans l'ERP et Microsoft 365, classement et archivage des pièces contractuelles, ainsi que participation au suivi administratif des marchés et de leurs évolutions.
• Sécurité et prévention : préparation et mise à jour des PPSPS, suivi administratif du démarrage des chantiers en lien avec les conducteurs de travaux, suivi des visites d'inspection commune et relances auprès des coordonnateurs SPS. Rédaction des conventions de prêt et des procès-verbaux de réception d'échafaudages, ainsi que suivi des documents réglementaires liés à la sécurité des chantiers.
• Facturation et suivi clients : établissement et transmission des factures et situations de travaux, suivi administratif des règlements et des encaissements, réalisation des relances clients en cas de factures échues et coordination avec les services concernés pour assurer le suivi des paiements.

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous aimez la polyvalence et la gestion de dossiers administratifs dans le secteur du BTP.
• Vous avez le sens de l'organisation, des priorités et du service.
• Vous faites preuve de rigueur, d'autonomie et de réactivité.
• Vous êtes à l'aise dans les échanges écrits et oraux avec différents interlocuteurs.
• Vous appréciez le travail en équipe et savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les outils numériques de gestion.

Découvrez pourquoi vous allez aimer votre futur job :

• Le salaire sera défini en fonction de votre profil et de votre expérience sur un poste similaire