Assistant(e) de gestion chargé(e) de voyage (H/F)

Direction de l'évaluation, de la Performance, de l'Achat, des Finances Et de l'Immobilier; Saint-Denis; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Direction de l'évaluation, de la Performance, de l'Achat, des Finances et de l'immobilier recherche un agent polyvalent pour assister le chef de section budget et moyens au sein du BCRHM. Vous serez chargé du traitement des ordres de mission, des frais et de la facturation, avec une forte coordination des déplacements des agents.

Maîtrise du Chorus DT/Chorus Formulaire requise; sens de la discrétion et réactivité.

Qualifications

• Expérience en gestion des déplacements et des frais.
• Maîtrise du progiciel Chorus-DT.
• Bonne connaissance du processus de facturation.

Responsibilities

• Traitement des ordres de mission et des frais.
• Réservation billets et véhicules en liaison avec l’agence.
• Vérification des dossiers au retour et établissement des états de frais.
• Mise à jour des fiches profils et habilitations Chorus.
• Suivi de la facturation et des avoirs avec l’agence de voyage.
• Veille réglementaire relative à la politique voyage.

Skills

Rigueur

Discrétion

Polyvalence

Chorus DT

Gestion budget

Tools

Chorus DT

Chorus Formulaire

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Au sein du bureau de la coordination des ressources et des moyens vous assistez le chef de la section et son adjoint «budget et moyens» dans son rôle de coordination des moyens de la direction, et notamment dans la gestion et le suivi des déplacements des agents de la direction.

A ce titre, vous êtes en charge, en binôme:

1. Du traitement des ordres de mission et des états de frais (85%):

• instruction et rédaction des ordres de mission (utilisation du progiciel Chorus-DT) ;
• commande des billets (train, avion) et réservation des véhicules de location en liaison avec l’agence de voyage partenaire du ministère;
• vérification des dossiers au retour de la mission et établissement des états de frais;
• gestion des enveloppes de moyens dans Chorus DT;
• mise à jour des fiches profils des agents de la DEPAFI ;
• création des identifiants «tiersfournisseurs» spécifiques aux personnels militaires de gendarmerie, en lien avec les usagers (Chorus Formulaire) ;
• mise à jour des habilitations Chorus DT des agents de la DEPAFI.

2. Facturation (10%):

• en lien avec le chef de section et son adjoint, vérification et comptabilisation des factures;
• suivi des avoirs en lien avec l’agence de voyage (Amplitudes) .

4. Veille réglementaire (5%):

• assure la veille réglementaire relative à la politique du ministère et aux dispositions s’appliquant au personnel travaillant au sein de la DEPAFI;
• veille au respect de la politique voyage du ministère sur l’ensemble de la procédure.

Vous pourrez également être amené à assister le chef de section dans les autres missions de la section: exécution et suivi du budget de fonctionnement, suivi des stocks.

Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions:

• Réactivité et discrétion
• Polyvalence
• Rigueur
• Maîtrise de Chorus DT et Chorus Formulaire(une formation sera suivie à ce titre)

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Vous exercez vos fonctions sur la base de 38 h hebdomadaire générant 27 jours de congés annuels et 16 RTT (inclus le jour de solidarité)

Discrétion, réactivité, qualités relationnelles et organisationnelles, capacités rédactionnelles.

Qui contacter?

Le chef du BCRHM – Nina GARNICA
Courriel: [e-mail] – tel: [phone]

L’adjointe au chef du BCRHM – Sarah CHABERT
Courriel: [e-mail] - tel: [phone]

Profil recherché

Votre environnement professionnel:

Le bureau de la coordination, des ressources humaines et des moyens assure, en lien avec la DRH du ministère de l'intérieur, la gestion RH de proximité de la DEPAFI ainsi que son soutien budgétaire et logistique.

Composition et effectifs du service
La DEPAFI est composée d'environ 630 agents répartis entre le service des affaires financières ministériel (SAFM) , le service des achats, de l’innovation et de la logistique du ministère de l’intérieur (SAILMI) , la sous-direction des affaires immobilières (SDAI) et la sous-direction de la coordination et des ressources (SDCR) .
Quatre bureaux composent la SDCR: la Mission ministériel du développement durable (MMDD) , le bureau du pilotage des réseaux métiers (BPRM) , le bureau de la performance et de la gestion du programme (BPGP) et le bureau de la coordination, des ressources humaines et des moyens (BCRHM) .
Le BCRHM est constitué de deux sections (21 agents): ressources humaines et budgets moyens (6 agents, dont le chef de section et son adjoint) .

Le bureau de la coordination, des ressources humaines et des moyens assure, en lien avec la DRH du ministère de l'intérieur, la gestion RH de proximité de la DEPAFI ainsi que son soutien budgétaire et logistique.

Composition et effectifs du service
La DEPAFI est composée d'environ 630 agents répartis entre le service des affaires financières ministériel (SAFM) , le service des achats, de l’innovation et de la logistique du ministère de l’intérieur (SAILMI) , la sous-direction des affaires immobilières (SDAI) , la sous-direction de la coordination et des ressources (SDCR) .
Quatre bureaux composent la SDCR: la Mission ministériel du développement durable (MMDD) , le bureau du pilotage des réseaux métiers (BPRM) , le bureau de la performance et de la gestion du programme (BPGP) et le bureau de la coordination, des ressources humaines et des moyens (BCRHM) .
Le BCRHM est constitué de deux sections(21 agents): ressources humaines et budgets moyens (6 agents, dont le chef de section et son adjoint) .

Liaisons hiérarchiques

• Le chef de bureau
• L'adjoint au chef de bureau
• Le chef de la section budget et moyens
• L’adjoint au chef de section budget et moyens

Liaisons fonctionnelles

• L'ensemble des agents de la DEPAFI
• Les autres directions prestataires du ministère et les fournisseurs.

Présentation de Direction de l'évaluation, de la Performance, de l'Achat, des Finances Et de l'Immobilier

Direction de l'évaluation, de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier