Assistant(e) de direction - Spectacle vivant - FREELANCE - 35 heures/semaine - Présentiel - 92700 Colombes

Taleez; Colombes; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Taleez recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer le soutien administratif et organisationnel des dirigeants.

Vous optimiserez la gestion des activités et veillerez au fonctionnement fluide de la direction, en gérant agendas, réunions et reporting.

Qualifications

• Formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent.
• Expérience minimum de 3 à 5 ans sur un poste similaire.
• Excellente maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs.
• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Discrétion, autonomie et sens du service.

Responsabilités

• Gestion administrative et organisationnelle: agendas, rendez-vous, déplacements, courriers et documents officiels.
• Coordination et communication interne/externe: réunions, supports, comptes rendus, reporting.
• Support en gestion de projet: suivi de projets stratégiques et tenue d’outils de suivi.
• Supervision des locaux: tenue et entretien des bureaux et espaces de travail.

Connaissances

Pack Office

Outils collaboratifs

Rédaction

Synthèse

Langues étrangères

Formation

Bac +2 à Bac +5 en assistanat / administration / gestion / communication

Description du poste

Une société dans le domaine des arts du spectacle vivant recherche un(e) assistant(e) de direction afin d'assurer le soutien administratif et organisationnel des dirigeants ou d’une équipe de direction.

Il/elle contribue à l’optimisation de la gestion des activités et veille au fonctionnement fluide et efficace de la direction.

Missions principales

• 1. Gestion administrative & organisationnelle
• Gérer les agendas
• Organiser les rendez-vous et les déplacements professionnels
• Gérer les appels téléphoniques
• Traiter les courriers et courriels entrants et sortants
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels : rapports, comptes rendus, présentations, etc.
• Assurer la gestion documentaire
• Classer les dossiers physiques et numériques
• Rédiger les plannings des alternants
• 2. Coordination & communication interne/externe
• Assurer l’interface entre la direction et les différents interlocuteurs : collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires et institutions
• Organiser les réunions
• Préparer les supports nécessaires aux réunions
• Rédiger les comptes rendus
• Assister à certaines réunions
• Représenter la direction lorsque cela est nécessaire
• Suivre les actions décidées
• Assurer le reporting auprès de la direction
• 3. Support en gestion de projet
• Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques
• Collecter les informations nécessaires à la prise de décision
• Analyser et synthétiser les informations
• Mettre en place des outils de suivi
• Élaborer et tenir à jour des tableaux de bord
• 4. Supervision des locaux
• Veiller à la bonne tenue des bureaux
• Suivre l’entretien des locaux
• Superviser les services de nettoyage
• Veiller à la bonne organisation des espaces de travail

Compétences recherchées

• Excellente maîtrise du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Bonne maîtrise des outils collaboratifs et de gestion documentaire
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Bonnes capacités de synthèse
• La maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères constitue un atout

Qualités recherchées

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Rigueur et organisation
• Bonne gestion des priorités
• Autonomie
• Esprit d’initiative
• Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Sens du service et diplomatie
• Capacité à anticiper les besoins du dirigeant

Formation & expérience

• Formation : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent
• Expérience : minimum 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire

Important – Candidature

Merci de ne pas contacter le service commercial.

Sans réponse de notre part sous 7 jours, cela signifie que votre candidature n’a pas été retenue pour l’une des raisons suivantes :

* Taux horaire trop élevé

* Compétences / expériences insuffisantes

* Poste déjà pourvu