Assistant(e) de direction - SAAM

Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Cent; Paris; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

L’assistant(e) de direction est rattaché(e) à la cheffe du service et assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, sert d’interface avec les autres services et partenaires, gère la messagerie fonctionnelle et diffuse les messages au service concerné.

Il/elle veille à la mise à jour des annuaires, organigrammes et listes de diffusion, organise les réunions en présentiel ou distanciel, prépare les dossiers, et participe à l’organisation des archives et des

Description du poste

Rattaché(e) à la cheffe du service, l’assistant(e) de direction est chargé(e) des missions suivantes:-

• assurer l'accueil physique et téléphoniquedes interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les autresservices et les partenaires
• gérer lamessagerie fonctionnelle du service (diffusion aux services concernés, signalement des messages demandant un traitement par la cheffe de service)
• veiller à la mise à jour des annuaires, organigrammes et liste de diffusion du SAAM en lien avec les assistantes des sous-directions/missions du SAAM; assurer la mise à jour pour la partie direction
• veiller à la bonne diffusion des informations en interne
• prendre en charge des notes, courriers et autres documents via l’application de parapheur électronique Elise et accompagner son déploiement auprès des sous-direction et missions du service
• participer à l’organisation des archivages papier et numérique
• gérer lesagendas électroniques, programmer et organiser lesréunionsen présentiel et/ou en distanciel (visioconférence); plus généralement, contribuer à l’organisation du travail des équipes et à leur coordination
• veiller à la mise à disposition des dossiers propres à chaque réunion dans les délais nécessaires à leur examen par la cheffe de service
• participer aux réunions de service
• participer à l’organisation des séminaires internes et des temps conviviaux du service
• gérer, en lien avec le BRHAG, les demandes de fourniture, le suivi des abonnements aux revues/publications… pour l’ensemble des agents directement rattachés à la cheffe de service
• gérer l’organisation desmissionsnotamment la validation des ordres de missions et le suivi des frais de déplacement viaChorus DT pour l’ensemble des agents directement rattachés à la cheffe de service
• gérerles plannings prévisionnels descongés et des permanences
• organiser et gérer l'installation des agents rattachés à la cheffe de service et leur accueil, en lien avec le BRHAG
• suivre les questions écrites et les productions réglementaires via les applicatifs prévus Reponses, Solon, Edile

L’assistant(e) de direction veillera, dans le cadre du processus en cours de mise en place, à organiser son intérim pendant ses congés avec les secrétariats des sous-directions. Elle/il sera également sollicité(e) pour assurer l’intérim des secrétariats des sous-directions du service. Cet intérim vise à assurer une continuité sur les missions essentielles d’assistance.