ASSISTANT(E) de la SOUS-DIRECTION TECHNIQUE

GIC; Paris; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Le poste d’assistant(e) de la sous-direction technique chez GIC consiste à assurer l’organisation administrative et opérationnelle du périmètre du sous-directeur et de ses adjoints, en veillant au bon déroulement des réunions, des déplacements et des formations.

Vous serez en charge du traitement des expressions de besoin et des services liés aux achats spécifiques, du suivi du budget en liaison avec les chefs de division, et de la tenue à jour des registres et dossiers.

Qualifications

• Gestion des agendas et organisation de réunions.
• Suivi des expressions de besoin et des achats.
• Suivi budget avec les chefs de division et bureau.
• Gestion des registres et dossiers.
• Organisation des déplacements des agents.
• Organisation des formations et inscriptions.
• Accompagnement des agents dans les tâches administratives.

Responsibilities

• Gérer les agendas et organiser les réunions du sous-directeur et de ses équipes.
• Traiter les expressions de besoin et les services liés aux achats spécifiques.
• Suivre les achats et le budget en liaison avec les divisions et bureaux.
• Maintenir à jour les registres et dossiers.
• Gérer les déplacements des agents.
• Organiser les formations et gérer le calendrier et les inscriptions.
• Accompagner les agents dans les tâches administratives quotidiennes.

Skills

Organisation et rigueur

Gestion des agendas

Communication écrite et orale

Maîtrise des outils bureautiques

Job description

L’assistant(e) de la sous-direction technique est prioritairement chargé(e):

• L’assurer la gestion des agendas et l’organisation éventuelle des réunions du sous-directeur, de son adjoint, des chefs de division et de bureau, des directeurs de programmes et leurs adjoints et des PMO et pilote de production;
• Du traitement des expressions de besoin et des services faits liés aux achats spécifiques de la sous-direction technique;
• De suivre les éléments d’achats et du budget en liaison avec les chefs de division et de bureau;
• De tenir à jour les différents registres et dossiers ;
• De gérer les déplacements des agents de la sous-direction;
• D’organiser le bon déroulement des formations dispensées aux services ministériels par la sous-direction (gestion du calendrier, des inscriptions, du bon déroulement des séances…)
• D’accompagner les agents dans les tâches administratives ou activités (demandes de formations, congés…) inhérentes à leurs fonctions ;
• De centraliser et vérifi<|reserved_200016|>