ASSISTANT.E DE DIRECTION Pôle hébergement H/F

Groupe SOS; Montluçon; Hybrid; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Le Cap, association du Groupe SOS à Montluçon, recrute un/une assistant/secrétaire de direction pour soutenir le pôle hébergement. Vous assurerez l’accueil des bénéficiaires et partenaires, le secrétariat et la gestion administrative des dossiers, avec une interface active avec les services internes et externes.

Rattaché au directeur de pôle et à la cheffe de service, vous participerez à l’enregistrement des données, au reporting et à la rédaction des comptes rendus, dans un cadre

Qualifications

• Expérience en secrétariat et administration du personnel.
• Capacité à gérer le classement et le suivi des dossiers.
• Bonnes compétences organisationnelles et relationnelles.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des bénéficiaires et partenaires.
• Secrétariat et travaux variés.
• Gestion administrative du suivi des dossiers selon procédures.
• Gestion informatique des dossiers et leur suivi.
• Coordination administrative entre interfaces internes et externes.
• Accompagnement administratif du directeur de pôle.
• Rédaction des comptes rendus de réunion.
• Enregistrement de données et reporting.
• Transcription et organisation des informations.
• Tenue de documentation et informations diverses.

Skills

Accueil téléphonique

Secrétariat

Gestion administrative

Rédaction comptes rendus

Reporting

Tools

OCEALIA

Job description

L'Association Le Cap est depuis 2015 membre du Groupe SOS. Elle est composée de 7 établissements et services sociaux et médico-sociaux accueillant des jeunes de 3 à 21 ans.

Intervenant en protection judiciaire de la jeunesse et en protection de l'enfance (MECS, foyer pour adolescents, accueil d'urgence, CEF, accompagnement en milieu familial, médiation et accompagnement de la parentalité), cherchant toujours à innover dans ses réponses, elle recrute, dans le cadre d'un remplacement, à pourvoir à partir du 01/12/2026 au sein du pôle hébergement, en CDI temps plein à Montluçon un/une :

ASSISTANT/SECRETAIRE DE DIRECTION H/F

1 ETP – CDI

Rattaché(e) au directeur de pôle et à la cheffe de service au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous aurez pour mission l'appui administratif et secrétariat au sein du pôle hébergement :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des bénéficiaires et des partenaires, dans une démarche qualitative et des retransmissions des messages,
• Organiser, assurer les travaux variés de secrétariat,
• Gestion administrative du suivi des dossiers selon les procédures internes,
• Gestion informatique des dossiers et leur suivi individualisé,
• Coordination administrative entre les différentes interfaces professionnelles en interne et en externe,
• Accompagnement administratif du directeur de pôle dans ses missions,
• Accompagnement de l'ensemble des tâches et des procédures,
• Enregistrement de données et reporting,
• Transcrire, présenter, organiser, classer, actualiser l’ensemble des informations,
• Assurer la tenue de la documentation et des informations diverses,
• Rédaction des comptes rendus de réunion,

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

• Effectuer les déclarations d’embauche sur le site de l’URSAFF (DPAE),
• Création et tenue des dossiers du personnel,
• Constitution administrative des dossiers d’embauche du personnel,
• Soutien à la gestion des contrats de travail, des EVP et des demandes de solde de tout compte,
• Gestion des rendez-vous à la médecine du travail pour l’ensemble du personnel,
• Assurer l’interface avec le service paie : transmission des déclarations de maladie, accidents de travail,
• Assurer l’interface avec la CPAM (établissement des déclarations d’accidents de travail, suivi des prises en charge des accidents du travail),
• Elaborer le tableau récapitulatif des accidents du travail et arrêts de maladie,
• Gestion tableau des astreintes cadres,
• Assurer le suivi temps de travail des salariés sur le support OCEALIA,

GESTION COMPTABLE

• Interface avec les fournisseurs : création de compte après validation du Directeur, suivi des commandes (de la transmission du devis, au contrôle du bon de livraison jusqu’au règlement des factures),
• Transmission des documents comptables au comptable référent.

LISTE NON EXHAUSTIVE

2.16.1.2

Début du contrat : 01/12/2026