26/77 Assistant·e de Direction F/H (catégorie C / filière administrative)

Weka; Perpignan; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Weka à Perpignan recherche un(e) Assistant·e de Direction F/H pour un poste clé au sein du Pôle des Solidarités. Vous serez impliqué(e) dans diverses missions administratives, de communication et de ressources humaines, contribuant ainsi à la bonne marche des Maisons Sociales de Proximité.

Ce poste requiert une grande organisation, des compétences en gestion et une capacité à interagir avec différents services. Les candidats doivent avoir une expérience pertinente en secrétariat et être à l'aise avec les tâches administratives diverses.

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou administratif souhaitée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches de manière efficace.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers.
• Organiser et planifier des réunions efficacement.
• Gérer les réponses aux sollicitations des Directions.

Skills

Gestion administrative

Communication

organisation

relationnel

Job description

26/77 Assistant·e de Direction F/H (catégorie C / filière administrative)

Un poste d'Assistant·e de Direction F/H (catégorie C / filière administrative) est à pourvoir au Pôle des Solidarités / Direction des Maisons Sociales de Proximité de Perpignan / Site Foch.

Rattaché·e hiérarchiquement à la Directrice des Maisons Sociales de Proximité (MSP) de Perpignan, dans le cadre des missions transversales, le/la candidat·e retenu·e sera en charge de :

Missions de secrétariat pour la Direction

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Organiser et planifier des réunions et des rendez-vous
• Enregistrer, classer et suivre les courriers, documents et dossiers
• Effectuer la réalisation et la mise en forme : notes, courriers, rapports, tableau de suivi
• Préparer les réunions trimestrielles d’information au personnel et gérer les supports et la visio
• Gérer la réservation des salles de réunion

Missions administratives transversales

• Centraliser les réponses suite aux sollicitations des autres Directions en lien avec les Responsables de services
• Rédiger les notes à l’attention de la Direction suite aux retours des agents ou des Responsables de services
• Gérer, suivre et rédiger les réponses suite aux interventions du Cabinet et des partenaires, ainsi que les réponses suite aux courriers et courriels des usagers
• Transmettre et suivre les fiches «incident»
• Rédiger, transmettre et suivre les demandes de sécurisation
• Commander les denrées
• Intervenir ponctuellement sur des tâches d’administration générale

Missions communication

• Contribuer au portail intranet de la Direction des Maisons Sociales de Proximité de Perpignan (DMSPP), véritable outil de travail pratique pour les agents
• Gérer les listes de diffusion de la DMSPP
• Être référente pour la lettre d’info technique du Pôle des Solidarités (collecte et transmission des infos, lien avec l’Assistante de Direction de la Directrice Générale Adjointe du Pôle des Solidarités…)
• Être membre du groupe «communication interne» de la DMSPP
• Gérer les commandes auprès de l’imprimerie
• Diffuser les mails à communiquer aux agents
• Gérer, diffuser et suivre les magazines et la commande d’ouvrages
• Créer et mettre à jour les documents de communication de la DMSPP en lien avec la Responsable du suivi du projet de direction (plaquette sites…)
• Intervenir en réunion des services (bilan d’activité, statistiques…)

Missions ressources humaines

• Gérer les évaluations des agents de la DMSPP
• Présentiel des agents pendant les vacances scolaires
• Organisation des jurys

Mission informatique

• Référente Médimail, Vue globale, Grr, Géofencing océan

Activités complémentaires

• Gestion des bilans d’activité
• Statistiques
• Assistante de prévention des sites Mermoz et Jean Moulin