SECRÉTAIRE DE DIRECTION H/F

Arseaa- Action solidaire; Toulouse; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Arseaa- Action solidaire recrute un assistant administratif pour gérer le secrétariat, le suivi des dossiers et les communications internes.

Sous la direction du Responsable Administratif, vous assurez les tâches de secrétariat, l’instruction des dossiers et le suivi des enquêtes, avec une aptitude au travail en équipe et une exigence de discrétion.

Qualifications

• Diplôme d'État de niveau 5 en secrétariat exigé.
• Expérience du travail en ITEP appréciée.
• Permis B et véhicule personnel requis.

Responsibilities

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suivi des informations de la direction.
• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH et Education Nationale.
• Prendre les rendez-vous, gérer les plannings et organiser les réunions.
• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation).
• Rédiger et suivre les conventions (Muséum, CRA, Mairie de Toulouse).
• Référent informatique et communication (ouverture des comptes, affichages obligatoires).
• Gestion documentaire et alimentation du dossier réseau.
• Accompagner les professionnels dans le dossier informatisé de l’usager.

Skills

Informatique

GEKOS

Relations

Travail en équipe

Autonomie

Rigueur

Education

Diplôme d'état de niveau 5 en secrétariat

Tools

GEKOS

Job description

Rejoignez le Pôle Béroï Collectif

MISSIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité de la Direction du pôle, et du Responsable Administratif, financier, RH, il/elle aura pour missions principales :

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suvi des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques).

• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.

• Assurer la prise de rendez-vous, gestion des planning, organisation des réunions.

• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).

• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (ordre du jour, convocation, rédaction compte-rendu, …).

• Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux, signalements, plaintes, dossiers confidentiels.

• Suivi des dossiers de candidatures d'enfants ( en lien avec les familles, les partenaire, la MDPH) - Référent ESMS-MDPH sur Via Trajectoire.

• Rédaction, suivi des conventions ( Muséum, CRA, Mairie de Toulouse…).

• Référent informatique (ouverture et suivi des comptes et droits d'accès), référent communication ( affichages obligatoires, identité visuelle, communication partenaires).

• Gestion documentaire ( rédaction et validation des procédures et documents qualité, organisation et alimentation du dossier réseau).

• Gestion d'outil de suivi de l'activité des autorisations du Pôle.

• Accompagnement des professionnels dans la mise en œuvre du Dossier Informatisé de l'Usager.

CONDITIONS D'EXERCICE

• Type de contrat : CDD de remplacement jusqu'au 20/12/2026.

• Lieu d'exercice principal :Pôle Béroï Collectif - TOULOUSE (31).

PRÉREQUIS TECHNIQUES

• Justifiant d’un diplôme d’état de niveau 5 en secrétariat

• Expérience du travail en ITEP appréciée.

• Permis B plus véhicule personnel.

COMPÉTENCES & QUALITÉS

• Bonne maîtrise de l’outil informatique.

• Connaissance du logiciel GEKOS appréciée.

• Compétences relationnelles.

• Aptitude au travail en équipe.

• Autonomie, capacité d’initiative.

• Rigueur et discrétion.