Assistant(e) de chefferie F/H - H/F

Le Centre hospitalier Saint Jean de Dieu; Lyon; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Centre hospitalier Saint Jean de Dieu recherche une assistante de chefferie pour seconder le médecin-chef et le cadre supérieur de santé dans l’organisation du pôle. Vous accueillez les appels, gérez les rendez-vous et assurez le lien avec les équipes pluridisciplinaires et les services supports.

Vous rédigerez des courriers, prendrez des notes et contribuerez aux réunions, recruterez les secrétaires et suivrez les effectifs et les stocks administratifs.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des appels (professionnels, patients, partenaires) et traitement des demandes
• Gestion des rendez-vous du médecin chef et médecins adjoints
• Articulation avec les équipes pluridisciplinaires du pôle et l'ensemble des services supports (direction, DRH, DAFA, DIM, SDH...)
• Rédaction de courriers, prise de notes et comptes-rendus de réunions et suivi des dossiers
• Préparation des réunions de pôle et animation de celles des secrétaires
• Organisation des astreintes et permanences en fonction des besoins du pôle
• Participation active aux recrutements de psychologues et des secrétaires du pôle
• Rappel des règles de fonctionnement du pôle et de l'établissement
• Accompagnement des nouvelles secrétaires du pôle: accueil, inscriptions aux formations, intégration dans l'équipe
• Suivi des effectifs du pôle (ETP, fiches RH, congés, absences diverses, etc.)
• Gestion des stocks de fournitures et documents administratifs

Description du poste

L\'assistante de chefferie seconde le médecin-chef et le cadre supérieur de santé dans la tenue organisationnelle du pôle. Ses missions principales sont les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique des appels (professionnels, patients, partenaires) et traitement des demandes
• Gestion des rendez-vous du médecin chef et médecins adjoints ;
• Articulation avec les équipes pluridisciplinaires du pôle et l'ensemble des services supports (direction, DRH, DAFA, DIM, SDH...)
• Rédaction de courriers, prise de notes et comptes-rendus de réunionset suivi des dossiers ;
• Préparation des réunions de pôle et animation de celles des secrétaires
• Organisation des astreintes et permanences en fonction des besoins du pôle
• Participation active aux recrutements de psychologues (rédaction des offres de poste, suivi des candidatures, prise de rendez‑vous pour les entretiens) et des secrétaires médicales du pôle (recrutement, entretiens et sélection) ;
• Rappel des règles de fonctionnement du pôle et de l'établissement
• Accompagnement des nouvelles secrétaires du pôle: accueil, inscriptions aux formations, intégration dans l'équipe, soutien dans la prise de leurs fonctions;
• Suivi des effectifs du pôle (ETP, fiches RH, congés, absences diverses, etc.) ;
• Gestions des stocks de fournitures et documents administratifs.