Assistant·e de Direction (F/H) à la DAM

Gh Re; France; Hybride; EUR 23 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

parkings voitures et vélos

restaurant d’entreprise

Résumé du poste

GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE recherche un(e) assistant(e) de direction pour la Direction des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique. Poste en CDD de 3 mois, site Broussais – Saint-Malo, 35 h/semaine et déplacements éventuels vers Dinan.

Rémunération à partir de 2 256 euros bruts mensuels, diplôme de secrétariat requis. Vous assurerez le traitement du courrier, la prise de rendez-vous et l’accueil des médecins, avec gestion de dossiers et rédaction de documents.

Qualifications

• Expérience significative en secrétariat et assistanat, idéalement dans la fonction publique hospitalière.

Responsabilités

• Gérer le courrier entrant.
• Fixer et organiser des rendez-vous via Outlook et agendas.
• Réceptionner, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques.
• Gérer les messages électroniques et accueil téléphonique/physique.
• Réaliser l’accueil de médecins et préparer des dossiers pour réunions.

Connaissances

Accueil physique et téléphonique de QC

Rigueur et organisation

Discrétion et disponibilité

Travail en équipe

Maîtrise d’Outlook et bureautique

Gestion de dossiers multiples

Formation

Baccalauréat ou BTS: secrétariat/administration

Outils

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Votre mission

L’assistant·e de direction (F/H) traite et organise l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes de la Direction des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique du GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE.

Vous assurez notamment le traitement des courriers et la prise de rendez-vous de la Directrice des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique et de ses adjoint·e·s.

Vos activités principales :

• Assurer la gestion du courrier entrant

• Fixer / organiser des rendez-vous via la tenue d'agendas sur Outlook, organiser des réunions

• Réceptionner, traiter et orienter les appels et messages téléphoniques

• Assurer la réception et le traitement des messages électroniques

• Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique, notamment des médecins

• Saisir et mettre en forme des documents (courriers, notes…)

• Classer et archiver

• Préparer des dossiers en vue des réunions et/ou entretiens programmés.

En plus de votre activité de secrétariat et d'assistanat, vous gérez également certains dossiers transversaux et particuliers.

Votre cadre de travail :

Contrat : CDD de 3 mois (avec possibilité de renouvellement)

Prise de poste: dès que possible

Lieu de travail : Site hospitalier Broussais – SAINT-MALO (35). Des déplacements sont ponctuellement à prévoir sur le site hospitalier de DINAN (22)

Temps de travail : Temps complet sur la base de 35 heures par semaine.

Rémunération: à partir de 2 256 euros bruts mensuels

Avantages: parkings voitures et vélos, restaurant d’entreprise.

Diplôme requis : Baccalauréat voire BTS: secrétariat, gestion, administration

Expériences et compétences:

• Expérience significative en secrétariat et assistanat, idéalement dans la fonction publique hospitalière

• Maîtrise d’Outlook et des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

• Savoir gérer des dossiers multiples

• Savoir rendre compte à sa hiérarchie

• Savoir réaliser un accueil physique et téléphonique de qualité.

Qualités:

• Sens du relationnel

• Etre à l’écoute des différents acteurs et interlocuteurs

• Rigueur et sens de l’organisation

• Qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire)

• Capacité d’adaptation

• Travail en équipe

• Discrétion et disponibilité.