Assistant(e) de direction - DAL et DAF

Hôpital de Poissy-Saint-Germain-en-Laye; Poissy; Sur place; EUR 32 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CHIPS recrute un Assistant(e) de direction partagé entre la DLA et la DAF. Vous assurez le secrétariat et l’appui administratif des directeurs et coordonnez les agendas, les réunions et les flux d’information.

Vous travaillez avec les équipes des deux directions, garantissez la confidentialité des documents et contribuez à l’efficacité opérationnelle du fonctionnement hospitalier.

Qualifications

• Expérience dans des fonctions d’assistant(e) ou secrétaire de direction.
• Bonne connaissance du fonctionnement hospitalier et des circuits internes.
• Capacités rédactionnelles et synthèse des informations.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la gestion d’agenda.

Responsabilités

• Accueil et gestion des agendas des directeurs et coordination des rendez-vous.
• Gestion du courrier et des documents, suivi des dossiers.
• Rédaction et mise en forme des courriers et notes d’information.
• Organisation et suivi administratif des réunions et dossiers.
• Interface entre les directions et les interlocuteurs extérieurs; confidentialité assurée.

Connaissances

Organisation

Gestion des priorités

Rédactionnelles & synthèse

Aisance relationnelle

Outils

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Description du poste

À propos de nous

Rejoignez un établissement dynamique au cœur d’un projet ambitieux !

Membre du groupement hospitalier de territoire des Yvelines nord, le CHIPS est un établissement public de référence dans le soin, l’enseignement et la recherche. Il est structuré en pôles d’activités spécialisés dans la prise en charge de la personne à tous les âges de la vie. Son activité est déployée sur les sites hospitaliers de Poissy, de Saint Germain en Laye et sur des sites périphériques.

Les activités cliniques et médicotechniques se répartissent en huit pôles d’activité et trois pôles/fédération inter établissements regroupant près de 50 services de soins et une crèche : Pôle femme-mère-enfant, Pôle psychiatrie, Pôle laboratoire-médicotechnique, Pôle chirurgie-anesthésie-blocs opératoires, réanimation et endoscopie, Pôle médecine interne et cardiovasculaire, Pôle gériatrie, Pôle neurologie-rééducation, Pôle oncologie médicale et infectiologie, Fédération de médecine d’urgence, Pôle inter-établissements d’imagerie, Pôle inter-établissements santé publique – activités transversales

Nos Projets En Cours

La rénovation du bloc opératoire

Un nouveau bâtiment pour les secteurs d’hospitalisation de psychiatrie à Chambourcy

La mise en place du logiciel d’ordonnancement des lits, d’HUBLO et un nouveau logiciel de gestion du temps de travail

Mission

Le CHIPS recrute un Assistant(e) de direction partagé(e) entre la Direction de la Logistique et des Achats (DLA) et la Direction des Affaires Financières (DAF)

Positionnement du poste

L’assistant(e) de direction exerce ses fonctions de manière partagée au sein de la Direction de la Logistique et des Achats (DLA) et de la Direction des Affaires Financières (DAF).

Il/elle est placé(e) sous l’autorité fonctionnelle des directeurs en charge de ces deux directions et travaille en lien étroit avec les équipes qui les composent.

L’organisation du poste nécessite une coordination régulière entre les deux directions afin d’assurer la continuité du secrétariat et la priorisation des activités en fonction des échéances et des besoins respectifs.

Présentation du secteur d’activité

Le poste s’inscrit au sein de deux directions fonctionnelles de la direction commune :

• la Direction de la Logistique et des Achats (DLA) ;
• la Direction des Affaires Financières (DAF).

Ces directions participent au fonctionnement transversal de la direction commune et sont en interaction régulière avec la Direction générale, les autres directions fonctionnelles, les pôles et services de la direction commune ainsi qu’avec différents partenaires et interlocuteurs extérieurs.

Compte tenu de ce positionnement, l’assistant(e) de direction constitue un interlocuteur privilégié pour l’organisation, la circulation et le traitement des informations relevant de ces deux directions.

Présentation du poste

L’assistant(e) de direction assure le secrétariat et l’appui administratif des directeurs de la DLA et de la DAF.

Il/elle contribue à l’organisation quotidienne des deux directions, à la gestion des agendas et des réunions, au traitement et au suivi des courriers et documents ainsi qu’à la bonne circulation de l’information.

Le caractère partagé du poste implique une capacité à organiser et prioriser les sollicitations émanant des deux directions, dans le respect des échéances, de la confidentialité des informations traitées et des nécessités de continuité de fonctionnement.

Missions générales et responsabilités

Accueil et gestion des agendas

• Gérer et organiser les agendas des directeurs ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
• Organiser les rendez-vous et réunions et assurer leur coordination ;
• Anticiper les échéances et alerter les directeurs lorsque nécessaire.

Gestion du courrier et des documents

• Assurer le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants ;
• Assurer la circulation des documents auprès des services et interlocuteurs concernés ;
• Suivre les courriers et dossiers en attente ;
• Gérer les parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles ;
• Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des documents ;
• Organiser et tenir à jour les dossiers numériques partagés des secrétariats.

Appui administratif

• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes d’information et autres documents ;
• Veiller à la qualité formelle des documents produits ou transmis par les directions et au respect des règles institutionnelles de présentation ;
• Préparer et organiser les réunions ;
• Contribuer à la préparation et au suivi administratif des dossiers ;
• Assurer les commandes de fournitures nécessaires au fonctionnement des directions.

Gestion et circulation de l’information

• Recueillir, traiter, hiérarchiser et transmettre les informations utiles ;
• Identifier les demandes urgentes ou nécessitant un traitement prioritaire ;
• Assurer l’interface entre les directeurs, les équipes des deux directions, les autres directions fonctionnelles et les interlocuteurs extérieurs ;
• Garantir la confidentialité des informations et documents traités.

Missions spécifiques

En Complément Du Socle Commun De Missions Exercées Pour Les Deux Directions, L’assistant(e) Assure Certaines Activités Spécifiques Liées Au Fonctionnement De La DLA, Notamment

• La gestion et le suivi des plannings de congés des directeurs ;[CD1] [CD2]
• La gestion des contremarques de parking SGL, tant que cette activité relève de la direction ;
• Des activités de régie : Le remboursement des cautions des cartes de self, le pointage en lien avec la trésorerie principale.[CD3]

Les missions spécifiques peuvent évoluer en fonction de l’organisation des directions et de la répartition des activités.

Profil

Qualités requises et compétences souhaitées

Expérience et connaissances

• Expérience dans des fonctions d’assistant(e) ou de secrétaire de direction ;
• Connaissance du fonctionnement hospitalier ;
• Connaissance de l’organisation institutionnelle, de ses interlocuteurs et de ses règles.

Compétences professionnelles

• Très bonne organisation et gestion des priorités ;
• Planification de l’activité et gestion simultanée des sollicitations de deux directions ;
• Capacités rédactionnelles et de synthèse ;
• Recherche, analyse, synthèse et transmission de l’information ;
• Maîtrise d’Outlook, Word, PowerPoint et Excel ;
• Aisance avec les outils numériques et les espaces documentaires partagés ;
• Communication claire et adaptée aux interlocuteurs.

Qualités professionnelles

• Rigueur, organisation, méthode ;
• Autonomie et sens des responsabilités ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Initiative ;
• Réactivité et adaptation ;
• Gestion des priorités et des urgences ;
• Travail en équipe ;
• Aisance relationnelle ;
• Travail avec plusieurs interlocuteurs et comptes rendus ;
• Maîtrise de soi et gestion des périodes de forte activité.

A très vite !

Référence de l'offre : zsez1bj0q2