ASSISTANT.E GESTION H/F

Groupe SOS Solidarités; La Haye-Aubrée; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe SOS Solidarités, au sein du Pôle Orne de Ysos, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l’accueil téléphonique, la gestion du courrier et des tâches administratives courantes.

Vous collaborez avec les professionnels du territoire et utilisez les outils informatiques pour le reporting et l’archivage, sous la supervision de l’équipe de cadres, en présentiel en Normandie.

Qualifications

• Diplôme BTS/DUT administratif exigé.
• Bonnes compétences bureautiques et rédactionnelles.
• Capacité à communiquer clairement à l’écrit et à l’oral.

Responsabilités

• Standard téléphonique et accueil
• Gestion du courrier et des documents administratifs
• Rédaction des comptes rendus et supports de réunion
• Réalisation de statistiques et de tableaux de bord simples
• Archivage papier et informatique, gestion des pièces comptables
• Suivi des flux et des demandes des services partenaires (fournisseurs, bailleurs)
• Gestion des congés et organisation des réunions d’équipe

Connaissances

Bureautique

Communication écrite

Communication orale

Organisation et planification

Formation

BTS/DUT administratif

Outils

SIAO

DN[a]

Description du poste

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire... C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.

L'association Groupe SOS Solidarités agit contre toutes les formes d'exclusions et accompagne inconditionnellement les publics dans leur autonomie, selon le principe fondateur "une société pour tou.te.s, une place pour chacun.e".

Au sein du Pôle Orne de l'association Ysos, vous intégrerez un service en interaction permanente avec l'ensemble des professionnels du territoire, sous la responsabilité de l'équipe de cadres (Chefs de Services et Direction). Vous serez amené(e) à collaborer avec des travailleurs sociaux ainsi qu'avec des professionnels du secteur médical intervenant au sein de différents dispositifs d'hébergement et de logement, qu'ils soient collectifs ou individuels.

Votre rôle

• Standard téléphonique
• Travaux administratifs
  • Gestion du courrier entrant et sortant
  • Tâches administratives (outils informatiques, classeurs RH, affichage ...)
  • Rédaction des comptes rendus de réunion d'équipe
  • Statistiques en lien avec le rapport d'activité de l'Association
  • Statistiques et enquêtes demandées par les financeurs (DDETS, CD etc...)
  • Autres tâches administratives (Ex : relation médecine du travail/convocation, réalisations d'outils...)
  • Gestion du temps de travail : centralise les demandes de congés et modifications signées, renseignement du logiciel PROGET en lien avec la direction, gestion et suivi des feuilles d'heures.
  • Préparation des documents en vue de réunions
  • Archivage papier et informatique
  • Suivi factures : vérifie le montant des factures reçues, faire le lien avec le service comptabilité.
  • Suivi des divers mouvements de caisse (espèces, chèques services, contrôles)
• Logistique
  • Gestion des fournitures de bureau
  • Interlocuteur avec : le siège, les partenaires extérieurs, fournisseurs, les bailleurs...
• Gestion des entrées et sorties
  • En lien avec les logiciels SIAO, DN[a], etc..., registre des admissions et des sorties, renseignement des tableaux statistiques en lien avec l'équipe.
• Gestion locative
  • Gestion des clés,
  • Gestion des prestataires extérieurs avec le service de maintenance
  • Ouverture des compteurs + assurance

Formations

Diplôme BTS/DUT administratif

Compétences

• Bureautique, informatique
• Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d'orthographe et de grammaire
• Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de l'association
• Organisation et planification : Méthode de classement et d'archivage, gérer les priorités et les aléas.

Capacités requises

• Polyvalence, capacité à faire face à l'imprévu
• Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse
• Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative
• Rigueur : organisation et méthode
• Confidentialité des informations traitées.