Assistant.e de direction (H/F)

LE MOUVEMENT DES REGIES; Paris; Sur place; EUR 27 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Prime de panier

Téléphone mobile

Ordinateur portable

CSE

Complémentaire santé

Résumé du poste

LE MOUVEMENT DES REGIES recherche un(e) Assistant.e de direction (H/F) pour assurer le secrétariat du Délégué général et la coordination des instances. Le poste comprend la gestion de l\'agenda, des déplacements, de l\'archive et des relations avec les régies adhérentes, au sein des locaux situés à Paris.

Profil exigé: 3 ans d\'expérience, discrétion, maîtrise des outils bureautiques et capacité à gérer des dossiers complexes et confidentiels.

Qualifications

• Expérience indispensable: 3 ans minimum.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Capacité d’organisation et de confidentialité.

Responsabilités

• Secretariat de la Présidence et du Délégué général.
• Organisation des réunions et gestion de l’agenda.
• Préparation des déplacements (réservations, hébergements).
• Archivage et gestion des documents.

Connaissances

Confidentialité

Organisation voyages d'affaires

Bureautique

Gestion d’archives

Évènements

Réservations de salles

Gestion d’urgences

Accueil téléphonique

Dossiers administratifs

Planification

Réunions

Rédaction de comptes rendus

Rédaction écrite

Suivi des contrats

Gestion administrative

Agendas partagés

Outils numériques

Assistant de gestion et d\'administr.

Formation

BTS support à l'action managériale

Titre professionnel assistant de direction

Outils

MS Office

Description du poste

Assistant.e de direction (H/F) 75 - PARIS

Offre n° 213FTXS
Assistant.e de direction (H/F)

L'assistant(e) de direction est placé(e) sous la responsabilité du Délégué Général (DG).Il (elle) doit être autonome dans le suivi des missions et tâches récurrentes. Il est de ce fait attendu une réelle capacité de prise d'initiative et d'alerte en cas de dysfonctionnement.

• 1. Le secrétariat de la Présidence du MR et du Délégué général
  • - Gestion des courriers et des documents relatifs à la vie associative.
  • - Organisation des réunions et tenue de l'agenda, prise de rendez-vous.
  • - Préparation des déplacements (réservations des titres de transports, hébergements, etc.).
  • - Archivage des documents.
• 2. Le secrétariat et l'appui à l'organisation des instances
  • - Les principales instances concernées : les Bureaux, les Conseils d'administration, les commissions de travail, l'Assemblée Générale annuelle.
  • - Organisation logistique, suivi des devis et factures, convocations, suivi des inscriptions, suivi et mise en forme des courriers, documents de présentation et comptes rendus.
  • - Préparation et vérification des notes de frais de remboursement avant validation.
• 3. Le suivi des relations aux 130 Régies de quartier adhérentes au Mouvement des Régies
  • - Tenue des fichiers, des archives et de la base de données.
  • - Responsabilité des mailings.
  • - Traitement ou transmission auprès de l'équipe des salarié.es du MR des demandes spécifiques.
  • - Suivi des adhésions / cotisations en lien avec le responsable administratif et financier.
  • - Traitement administratif des conventions entre Le Mouvement des Régies et les Régies.
• 4. La fonction d'accueil dans les locaux du 144 boulevard de la Villette
  • - Réception et transmission des courriers (chrono courriers.).
  • - Standard téléphonique, accueil physique.
  • - Gestion des stocks et des fournitures de bureau.
  • - Relations avec certains fournisseurs, prestataires (bailleur, fournitures administratives, affranchissement, photocopieur, .).
  • - Demandes ponctuelles à adresser (devis) en fonction des besoins.
• 5. Un appui sur certaines demandes spécifiques, le cas échéant
  • - Un appui ponctuel au secrétariat et à l'organisation d'évènements des pôles d'activités du MR à la demande du DG.
  • - Le suivi de certains dossiers spécifiques.
  • - La validation des frais de remboursement.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2600.0 Euros sur 12 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Téléphone mobile
• Ordinateur portable
• CSE
• Complémentaire santé

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone nationale

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la confidentialité des échanges et informations Cette compétence est indispensable
• Assurer la coordination des voyages d'affaires Cette compétence est indispensable
• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Créer, organiser ou coordonner un évènement Cette compétence est indispensable
• Gestion des réservations de salles de réunion Cette compétence est indispensable
• Gestion des urgences et des imprévus Cette compétence est indispensable
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Modalités d'accueil Cette compétence est indispensable
• Méthode de classement et d'archivage Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Planifier et organiser des réunions Cette compétence est indispensable
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information Cette compétence est indispensable
• Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise Cette compétence est indispensable
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) Cette compétence est indispensable
• Rédiger un compte rendu de réunion Cette compétence est indispensable
• Rédiger un écrit professionnel Cette compétence est indispensable
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Cette compétence est indispensable
• Techniques de gestion administrative Cette compétence est indispensable
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
• BTS support à l'action managériale
• Titre professionnel assistant de direction

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de sens des responsabilités

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux