Assistant.e de direction (remplacement 6mois) F/H

MONTREUIL; Montreuil; Sur place; EUR 31 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Montreuil recherche un(e) agent administratif(ve) au sein de la direction espace public et mobilité. Renseignez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif, suivez les dossiers et assistez la direction dans l'organisation du travail.

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique, la gestion des communications et la préparation des documents; vous utiliserez Outlook, Word et Excel et veillerez au respect de la confidentialité et des procédures internes.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de la dactylographie.
• Connaissance des progiciels de gestion du courrier et bureautique.
• Maîtrise d'Outlook, Word et Excel.
• Organisation du fonctionnement d’une collectivité territoriale.
• Respect des procédures et de la confidentialité des informations.
• Capacité à la recherche documentaire et à la rédaction.
• Bonnes capacités de communication écrite et orale.
• Notions de suivi budgétaire et de gestion des informations sensibles.

Responsabilités

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction ou de la collectivité.
• Suivre les dossiers administratifs et assister la direction dans la gestion des affaires en cours.
• Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
• Organiser l’agenda, les réunions et les échéances de la direction.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer et renseigner les interlocuteurs internes et externes.
• Centraliser, prioriser et suivre les sollicitations adressées à la direction et relancer selon les priorités.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Gestion du courrier

Bureautique Outlook

Bureautique Word

Bureautique Excel

Organisation d'une collectivité

Confidentialité & déontologie

Recherche documentaire

Outils

Outlook

Word

Excel

Description du poste

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France .Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine , Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics .

Description du poste

Filière : administrative

Catégorie : B

Direction : espace public et mobilité

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : 1,place aimé cesaire 93100 Montreuil

Missions

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et assiste la direction dans la gestion des affaires en cours. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

Activites Principales

• Assister la directrice et la direction dans la gestion administrative courante
• Secrétariat, prise de rendez-vous, traitement et saisie des documents, suivi des dossiers et préparation des parapheurs.
• Organiser l’agenda, les réunions et les échéances de la direction
• Planification, préparation des documents, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions, suivi des suites à donner et relances.
• Assurer la gestion, la circulation et la traçabilité de l’information
• Courriers papier et numériques, classement, archivage, tableaux de bord de suivi administratif et relances associées.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer, orienter et renseigner les interlocuteurs internes et externes de la direction.
• Centraliser, prioriser et suivre les sollicitations adressées à la direction, en identifiant les urgences et en alertant la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage.

Activites Complementaires

Organiser les aspects logistiques de temps collectifs ponctuels ; temps collectifs, temps conviviaux, séminaires, formations.

Contribuer à l’accueil et à l’intégration administrative des nouveaux agents : informations pratiques, matériel, accès, organigramme.

Assurer un appui ponctuel aux services et aux assistantes des services, selon les besoins et les priorités de la direction.

Conditions D’exercice

• Devoir de réserve
• Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
• Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité
• Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Moyens

• Matériel bureautique
• Progiciels spécifiques, logiciels de bureautique
• Un standard téléphonique

Profil recherché

Compétences Attendues

Savoirs :

• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.)
• Progiciels de gestion du courrier
• Maitrise des logiciels de bureautique : Outlook, Word, Excel
• Organisation et fonctionnement d’une collectivité territoriale
• Procédures administratives, règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de gestion des informations sensibles
• Techniques de recherche documentaire
• Communication orale et écrite
• Notions de suivi budgétaire

Savoir Faire

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, saisir des documents administratifs de formes et de contenus divers
• Organiser un agenda, planifier des réunions
• Anticiper les échéances et alerter la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, les courriers numérisés et papier
• Organiser et hiérarchiser les informations selon leur degré d’urgence et d’importance
• Gérer et actualiser des tableaux d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Formaliser un relevé de décisions et en assurer le suivi

Savoir-être

• Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
• Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
• Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle
• Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques
• Avoir le bon positionnement dans l’organisation et savoir faire preuve de discrétion, de réserve, d’écoute
• Adopter une posture coopérative d’écoute et d’assistance facilitatrice
• Être fiable dans le suivi des engagements, des relances et des échéances

Réf: 5d36fa79-c664-482c-91e0-651eb827ceb3