Assistant(e) de Direction et Secrétariat Général – Maire

ville de claye souilly; Claye-Souilly; Sur place; EUR 27 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Claye-Souilly recherche un(e) assistant(e) de direction pour contribuer à la préparation des dossiers, au suivi des échéances et au bon fonctionnement du secrétariat de direction générale.

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice générale des services (DGS), vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle de la direction générale et du Maire, ainsi que le secrétariat du directeur de la prévention et de la sécurité, également coordonnateur du CLSPD.

Responsabilités

• Assister la direction générale et le Maire : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, déplacements et réunions (CODIR, comités des cadres), préparation des dossiers, suivi des échéances, relances et alertes
• Assurer l’accueil et le suivi des courriers et sollicitations : orientation des interlocuteurs, rédaction des courriers, notes et comptes rendus, gestion des circuits de validation et de signature, classement et archivage ;
• Préparer et suivre les assemblées municipales et les actes administratifs : dossiers, convocations, organisation des séances, appui à la rédaction des procès-verbaux, préparation de projets d’actes, formalités de transmission et de publication et tenue des registres, en lien avec le service juridique ;
• Assurer l’appui institutionnel et protocolaire aux élus : permanences, fichier VIP, invitations et représentations du Maire ;
• Assurer le secrétariat du directeur de la prévention et de la sécurité et l’appui administratif au CLSPD : agenda, réunions partenariales, suivi administratif des dossiers, conventions, demandes de financement et bilans, dans le respect de la confidentialité ;
• Contribuer à la continuité et à l’amélioration du secrétariat en binôme : gestion des urgences, partage de l’information, préparation des passations, actualisation des procédures et simplification des pratiques.

Description du poste

Ville de Claye-Souilly recherche un(e) assistant(e) de direction pour contribuer à la préparation des dossiers, au suivi des échéances et au bon fonctionnement du secrétariat de direction générale.

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice générale des services (DGS), vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle de la direction générale et du Maire, ainsi que le secrétariat du directeur de la prévention et de la sécurité, également coordonnateur du CLSPD.