Assistant(e) de direction H/F - EC21101

VILLE DE CLAYE SOUILLY; Claye-Souilly; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Rémunération statutaire

CNAS / mutuelle

Prime annuelle

Régime CET

Résumé du poste

La Ville de Claye-Souilly recrute un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la direction générale et le Maire. Vous assurez l’assistance administrative, la gestion d’agendas et la préparation des dossiers, tout en coordinant le secrétariat du directeur de la prévention et de la sécurité.

Travail en binôme et transversalité avec les services. Le poste requiert rigueur, discrétion et aptitude à travailler avec des élus et partenaires.

Qualifications

• Formation en assistanat de direction ou gestion administrative, ou expérience équivalente.
• Expérience souhaitée en collectivité.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire.

Responsabilités

• Assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la direction générale et du Maire.
• Gérer agendas, rendez-vous, déplacements et réunions (CODIR, cadres).
• Préparer et suivre les actes administratifs et les réunions municipales.
• Assurer l’accueil et le suivi des courriers et sollicitations.
• Apporter un appui institutionnel et protocolaire aux élus et au Maire.
• Contribuer à l’amélioration continue du secrétariat en binôme.

Connaissances

Organisation et planification

Rédaction et orthographe

Discrétion et neutralité

Relations publiques et diplomatie

Réactivité et autonomie

Formation

Formation assistanat de direction

Gestion administrative

Outils

Outils bureautiques

Gestion électronique du courrier

Archivage électronique

Description du poste

Descriptif et missionsLa Commune de Claye-Souilly recherche un(e) assistant(e) de direction pour contribuer à la préparation des dossiers, au suivi des échéances et au bon fonctionnement du secrétariat de direction générale.Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice générale des services (DGS), vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle de la direction générale et du Maire, ainsi que le secrétariat du directeur de la prévention et de la sécurité, également coordonnateur du CLSPD.Vous travaillez en binôme et en transversalité avec l'ensemble des services, en relation avec les élus, les administrés et les partenaires.MISSIONS DU POSTE :- Assister la direction générale et le Maire : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, déplacements et réunions (CODIR, comités des cadres), préparation des dossiers, suivi des échéances, relances et alertes- Assurer l’accueil et le suivi des courriers et sollicitations : orientation des interlocuteurs, rédaction des courriers, notes et comptes rendus, gestion des circuits de validation et de signature, classement et archivage ;- Préparer et suivre les assemblées municipales et les actes administratifs : dossiers, convocations, organisation des séances, appui à la rédaction des procès-verbaux, préparation de projets d’actes, formalités de transmission et de publication et tenue des registres, en lien avec le service juridique ;- Assurer l’appui institutionnel et protocolaire aux élus : permanences, fichier VIP, invitations et représentations du Maire ;- Assurer le secrétariat du directeur de la prévention et de la sécurité et l’appui administratif au CLSPD : agenda, réunions partenariales, suivi administratif des dossiers, conventions, demandes de financement et bilans, dans le respect de la confidentialité ;- Contribuer à la continuité et à l’amélioration du secrétariat en binôme : gestion des urgences, partage de l’information, préparation des passations, actualisation des procédures et simplification des pratiques.CONDITIONS DE RECRUTEMENT:Poste à temps complet ;Prise de poste : 1er décembre 2026Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle, CNAS, CETParticipation prévoyance et mutuelleTemps de travail : 37 heures hebdomadaires avec 12 jours d'ARTTCongés coordonnés avec le binôme pour assurer la continuité du service.Profil recherché- Formation en assistanat de direction ou en gestion administrative, ou expérience équivalente ; expérience en collectivité souhaitée- Connaissance du fonctionnement communal et des assemblées municipales ;- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, de la gestion électronique du courrier et de l’archivage ;- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe et capacité de synthèse ;- Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et réactivité ; capacité à anticiper, gérer les priorités, prendre des initiatives et rendre compte ;- Qualités relationnelles, diplomatie et maîtrise de soi face aux sollicitations sensibles ; esprit d’équipe, coopération avec le binôme et les services ;- Discrétion professionnelle, sens du service public et respect de la neutralité, de la confidentialité et de la protection des données.Avantages liés au posteAvantages collectifs au travailPrime de fin d’annéeCompte-Epargne TempsAbonnement CNAS ou FNASRégime indemnitaireARTTDescription de la collectivitéLa Ville de Claye Souilly est située dans le Département de Seine et Marne en région Ile de France et compte 12 394 habitants.La Ville est membre de la Communauté d’Agglomération de Roissy Pays de France.