Assistant(e) de direction et relations adhérents

AGRIDEES; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Agridées, think tank de l’entreprise agricole, recherche un(e) Assistant(e) de direction et relations adhérents pour assurer le secrétariat du Président et du Délégué général.

Vous assurez le secrétariat courant, la gestion administrative, le suivi des adhérents et des abonnés, et la logistique des réunions et événements. Poste en équipe, polyvalent et structurant.

Qualifications

• Expérience en secrétariat de direction et gestion d’adhérents est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques et bases de données.
• Bonne capacité d’organisation et polyvalence exigées.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat courant du Président et du Délégué général et contribuer au suivi des activités.
• Rédiger et mettre en forme mails, courriers et documents; organiser les rendez-vous et les réunions.
• Gérer les adhérents, abonnés et interlocuteurs; suivre la facturation et les appels de cotisations.
• Préparer et suivre les assemblées et les aspects logistiques des réunions et événements.

Description du poste

Think tank de l’entreprise agricole, Agridées rassemble des acteurs du monde agricole, économique et entrepreneurial, et contribue, par ses travaux, ses publications et ses événements, à la réflexion sur les transformations de l’agriculture et des filières agroalimentaires.

Dans le cadre de ses activités, Agridées recherche un(e) Assistant(e) de direction et relations adhérents, chargé(e) d’assurer le secrétariat du Président et du Délégué général, le bon fonctionnement administratif de la structure ainsi que le suivi de ses adhérents, abonnés et interlocuteurs.

Au cœur du fonctionnement d’Agridées, vous travaillez en lien étroit avec le Président, le Délégué général et l’ensemble de l’équipe. Vous intervenez sur un périmètre varié associant secrétariat de direction, gestion administrative, relation adhérents, facturation, gestion de bases de données et organisation logistique.

Vos principales missions

Secrétariat du Président et du Délégué général

Vous assurez le secrétariat courant du Président et du Délégué général et contribuez à l’organisation et au suivi de leurs activités.

À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) :

• de la gestion et du suivi des sollicitations et correspondances ;
• de la rédaction et de la mise en forme de mails, courriers et documents ;
• de l’organisation et du suivi des rendez-vous ;
• de la préparation et du suivi des réunions du Bureau et du Conseil d’administration ; de la rédaction et de la diffusion des comptes rendus des réunions statutaires ; du suivi administratif des décisions et actions à engager à l’issue des réunions.

De l’organisation administrative des instances de l’association, notamment à travers la préparation et le suivi des assemblées générales.

Gestion administrative et coordination interne

Vous êtes l’interlocuteur privilégié du Président et du Délégué général et contribuez à faciliter la circulation de l’information entre la gouvernance, l’équipe, les administrateurs et les interlocuteurs extérieurs d’Agridées.

Vous contribuez à l’organisation quotidienne de l’équipe à travers :

• la préparation du planning hebdomadaire ;
• la tenue du calendrier des réunions et événements ;
• le suivi des différentes échéances administratives.

Gestion des adhérents et des abonnés de La Revue Agridées

Vous assurez la création, la mise à jour et le suivi des contacts et comptes des adhérents, abonnés et autres interlocuteurs d’Agridées. Vous prenez notamment en charge :

• la gestion de la base de données Mahalo Opper ; la création et la mise à jour des contacts ;
• la mise à jour des comptes adhérents sur le site Agridées ; les relances, la facturation et le suivi informatisé des adhérents ;
• la préparation des appels de cotisations et des appels au don destinés aux Agridécideurs ;
• la création et le suivi des accès à la plateforme Agridroit ; l’enregistrement et le suivi des demandes d’ouverture de droits à Agridroit.

Facturation et suivi administratif

Vous participez au suivi administratif et financier courant d’Agridées et d’Agridroit à travers :

• l’établissement des factures, devis et avoirs ;
• la facturation (émission, transmission et relance) des activités d’Agridées et d’Agridroit ;
• le dépôt de factures sur la plateforme Chorus ;

Vous assurez le suivi des commandes effectuées sur le site Agridées ainsi que l’envoi des ouvrages. Vous participez également à la gestion de La Revue Agridées avec notamment le suivi des abonnés ; le routage de La Revue ; la gestion des stocks de revues et d’ouvrages.

Logistique interne

Vous contribuez à la logistique d’Agridées :

• réservation et préparation des salles pour des réunions internes ;
• commandes auprès des traiteurs ;
• réservation des déplacements en train ; réservation d’hôtels pour les administrateurs ;
• commande de fourniture…

Nous recherchons une personne organisée, polyvalente, appréciant la diversité des missions et le travail au sein d’une équipe à taille humaine. Vous disposez notamment :

• d’une grande rigueur dans le suivi administratif ; d’un excellent sens de l’organisation et des priorités ; d’une réelle capacité d’adaptation et de polyvalence ;
• d’une capacité à anticiper et à gérer plusieurs sujets simultanément ;
• d’un bon esprit d’équipe ;
• d’une bonne maîtrise des outils bureautiques et d’une aisance avec les outils numériques et les bases de données.

Une expérience dans une fonction de secrétariat de direction, d’assistanat administratif, d’assistanat de gestion ou de gestion d’adhérents, notamment au sein d’une association, d’une organisation professionnelle ou d’un think tank, constituera un atout.