Assistant·e de Direction - Ddets 76 H/F

Rouen-Emplois; Rouen; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Rouen-Emplois propose un poste d’Assistante de direction au sein de la DDETS. Vous assurez l’accueil et l’organisation administrative quotidienne, gérez l’agenda du directeur et des cadres, rédigez des courriers et comptes rendus, et participez à l’archivage et à la traçabilité des documents.

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, coordonnez les réunions et centralisez les informations, avec une attention particulière au respect des procédures et au travail en équipe.

Qualifications

• Experience en assistanat de direction souhaitée.
• Excellentes capacités d'accueil et de gestion des appels et courriers.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives publiques.

Responsabilités

• Assurer l'organisation et l'animation de l'agenda du directeur et des adjoints.
• Rédiger et mettre en forme lettres et documents à la demande de la direction.
• Gérer l'accueil téléphonique et physique, classer et archiver les documents.
• Préparer convocations, ordres du jour et comptes rendus des instances de dialogue social.
• Suivre les commandes de fournitures, centraliser les demandes et veiller à leur distribution.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Rigueur

Esprit d'équipe

Communication

Description du poste

Missions du service: Encadrement, animation des équipes de la DDETS Mise en oeuvre des politiques publiques- Composition et effectifs du service : 4A, 1B, 3C- Liaisons hiérarchiques : Directeur, Directeurs adjoints, Chef Cabinet
Activités principales :1. Assiste la direction (directeur et adjoints) dans l'organisation quotidienne du travail- Assure la gestion et la coordination des agendas de la direction : planifie, organise les réunions : mailing, convocations diffusion, réservation des salles, préparation des fonds de dossier - calendrier.- Assure les arrivèes et départs du courrier : enregistrement du courrier entrant pour lequel il faut garder une traçabilité; vérification de la conformité des courriers sortant (respect de la charte graphique); prise en charge des circuits de signature.- Rédige et met en forme des courriers et documents à la demande de la direction.- Assure l'accueil téléphonique et physique de la direction.- Assure le classement et l'archivage de documents2. Assiste le cadre de référence du secrétariat général commun (SGC) dans l'organisation quotidienne du travail- Prépare les convocations, l'ordre du jour et les documents qui s'y rapportent pour les instances formelles de dialogue social.- Etablit le PV des instances de dialogue social- Assiste le cadre de référence dans ses missions de gestion des ressources humaines : met en forme des supports écrits, assure l'accueil téléphonique et physique, gère les courriers- Centralise les commandes de fourniture de la DDETS et veille à leur distribution dans les différents épfiles et services.- Assure l'accueil téléphonique et physique du cadre de proximité.- Assure le classement et l'archivage de documents3. Contribue à la circulation de l'information au sein de la DDETS- Elabore des comptes-rendus de réunion notamment ceux du comité de direction- Effectue des recherches documentaires- Tient à jour l'organigramme et contribue à l'actualisation du site internet- Gère la boîte fonctionnelle de la DDETS et la boîte usagers : relevé quotidien, ventilation à l'épafil des épfiles, suivi des réponses.4. Assure les missions de gétionnaire budgétaire pour les BOP 177- Vise les demandes de subvention dans Chorus formulaire- Vise les demandes de paiement et transmet dans Chorus formulaire au CGFActivités annexes :Partenaires institutionnels : DREETS, prèfecture, sous prèfectures, conseil départemental, conseil régional , intercommunalités, communes, autres administrations et partenaires associatifs.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autre agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repéres généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)Connaissances :- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné (A)- Techniques administratives et bureautiques (M)- Systèmes de classement et d'archivage (M)- Cadre législatif et réglementaire (A)- Politiques et dispositifs sociaux (N)Savoir-être : - Maîtriser les techniques de classement et d'archivage ***- Prendre des notes ***- Utiliser les techniques de lecture rapide**--Savoir-faire : - Être rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative ***- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue ***- Travailler en équipe **- Faire preuve de rérigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation **Assistante de direction : Agent-e contractuel-le- Filière : Assistante- Métier : Assistant-e de direction- Catégorie : B- Expérience minimum attendue : moins de 5 ans (Indice majoré : 368)- Expérience maximum attendue : plus de 5 ans (Indice majoré : 423)Agent-e titulaire- Catégorie : B- Métier : Secrétaire administratif de classe normale- NBI : 15 points (SD001 - NBI SD_Agent responsable du secrétariat de direction)