Assistant de direction - H/F

La Gazette des Communes; Val-d'Isère; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

La Gazette des Communes recherche une secrétaire de direction pour gérer le secrétariat de la Direction Générale et des Directeurs Généraux Adjoints. Vous assurerez le tri et le traitement du courrier, la gestion des appels et l’archivage des dossiers, ainsi que l’accueil et l’orientation des interlocuteurs.

Vous organiserez les réunions et les agendas, préparerez les ordres du jour, prendrez des notes et rédigerez les comptes rendus, en respectant les délais et les exigences de discrétion et de

Qualifications

• Exige un bac+ ou équivalent en secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/PowerPoint/Outlook).
• Capacité à travailler en équipe et à respecter la confidentialité.

Responsibilities

• Gestion du courrier entrant et sortant et archivage des dossiers.
• Réception et orientation des interlocuteurs; gestion des appels téléphoniques.

Skills

Écoute active

Gestion du courrier

Rigueur et organisation

Discrétion et diplomatie

Gestion des agendas

Education

Baccalauréat ou BTS Secrétariat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

A seulement 10 minutes de Paris et avec plus de 110 000 habitants, la ville d’Argenteuil est la troisième plus grande ville d'Ile-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d'envergures et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d'adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

Organisation permanente du travail des membres de la Direction Générale

• Gestion du courrier entrant et sortant de la direction,
• Gestion et suivi des parapheurs entrants et sortants,
• Organisation du classement des dossiers et de l’archivage,
• Rappel des informations importantes,
• Gestion des commandes de fournitures de bureau,
• Gestion des astreintes pour la ville,
• Gestion des congés de la DG et des Directeurs.

Travaux bureautiques

• Saisie, prise de note et mise en forme de documents divers,
• Réception et gestion des appels téléphoniques,
• Renseigner et orienter les interlocuteurs divers,
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages importants.

Organisation et planification des réunions

• Gestion des agendas du DGS et des DGA,
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec les cadres,
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus,
• Respecter les délais de transmissions des documents,
• Elaboration de fonds de dossiers.

Formation et expériences exigées

• Etre titulaire du Baccalauréat et/ou d'un BTS Secrétariat,
• Disposer d'une formation et d'une expérience confirmée dans le domaine du secrétariat de direction,
• Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Outlook) et de communication (téléphonie, messagerie, agenda…).

Compétences requises

• Capacité d’écoute, d’aide et de disponibilité,
• Savoir examiner et analyser les documents,
• Avoir un esprit d’initiative et des qualités rédactionnelles

Qualités requises

• Respect des obligations de discrétion, de neutralité et de responsabilité,
• Qualités relationnelles et sens de la diplomatie,
• Etre autonome,
• Etre disponible, rigoureux et organisé.

Conditions d'emploi et horaires

• Planning mensuel prévisionnel incluant 2 permanences par semaine jusqu’à 18h30,
• Horaires réguliers avec amplitudes horaires en fonction des obligations de service,
• Disponibilité vis-à-vis du Directeur Général des Services et des Directeurs Généraux Adjoints
• En cas d’absences imprévues (maladies…), une des assistantes présentes devra remplacer sa collègue initialement inscrite. Ces permanences donnent lieu à récupération et/ou paiement d’heures supplémentaires.