Assistant(e)

Ville de Vénissieux; Vénissieux; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Participation complémentaire santé et预

Subventionnement des repas

Comité d'action sociale et culturelle

Transports publics 75%

Résumé du poste

Ville de Vénissieux recherche un Assistant(e) élus, direction générale et assurances pour soutenir les DGA et les Adjoints. Poste basé à l’Hôtel de Ville, avec organisation des réunions, suivi des dossiers et rédaction de notes administratives.

Le candidat assure le lien entre élus et services et participe à la gestion des assurances et des procédures. Formation exigée d’assistant.e administratif/assistant.e de direction; compétences bureautiques solides et sens du service public.

Qualifications

• Formation assistant.e administrative / assistant.e de direction.
• Maîtrise des outils bureautiques (LibreOffice/Office).
• Capacités rédactionnelles et d'analyse.
• Sens de l'organisation et confidentialité.

Responsabilités

• Coordonner et optimiser la gestion des agendas des DGA et des adjoints.
• Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers.
• Rédiger et suivre notes, courriers et comptes rendus.
• Assurer l'interface entre élus, DGA et services.
• Gérer l'accueil et filtrer les demandes.
• Gérer le circuit du courrier entrant et archivage.

Connaissances

Analyse et synthèse

Rédaction technique

Gestion d'agenda

Relation élus

Discrétion

Organisation

Formation

Assistant.e administrative / assistant.e de direction

Outils

LibreOffice

Office

Description du poste

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Assistant(e) élus, direction générale et assurances

Publié le 24/08/2026 | Date limite le 24/09/2026

Positionné(e) au sein de la Direction Générale et placé(e) sous l’autorité du responsable du pôle coordination institutionnelle et administrative, l’assistant(e) de direction auprès des DGA et des Adjoints assure un rôle d’appui administratif, organisationnel et opérationnel stratégique.

À ce titre, il/elle coordonne le suivi des activités des DGA et des Adjoints, contribue à la gestion et au suivi des dossiers, facilite la circulation de l’information entre les différentes directions et veille à la sécurisation et au respect des procédures administratives. Il/elle participe activement à l’organisation et au bon fonctionnement de la Direction Générale en apportant une expertise administrative, méthodologique et relationnelle au service de la conduite des projets et de la mise en œuvre des politiques publiques de la collectivité.

Dans le cadre de ses fonctions de gestionnaire assurance, il/elle assure également le suivi administratif et opérationnel des dossiers d’assurance de la collectivité. À ce titre, il/elle contribue à la gestion des contrats et des garanties, au suivi des sinistres et des déclarations, à la coordination des interlocuteurs internes et externes ainsi qu’au suivi des échéances, des indemnisations et des procédures associées.

Filière : Administrative

Catégorie : C

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux

Direction : Secrétariat Général

Date de recrutement : 01/10/2026

Assurer l’assistance des DGA et des adjoints

• – Coordonner et optimiser la gestion des agendas des DGA et des adjoints, en assurant la planification (CA, AG, commission de sécurité, astreintes sécurité et mariages), l’organisation et le suivi des réunions et rendez-vous – Gestion et suivi des parapheurs
• – Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers
• – Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi de notes, courriers, comptes rendus et documents administratifs à destination des partenaires internes et externes.
• – Assurer l’interface entre les élus, les DGA, les services et les interlocuteurs extérieurs (notamment suivi de la chaîne décisionnelle)
• – Gérer l’accueil téléphonique et physique, analyser les demandes, hiérarchiser les priorités et orienter les interlocuteurs vers les services compétents
• – Gérer le circuit du courrier entrant de la collectivité en assurant son enregistrement, sa diffusion, son suivi et son archivage.

Effectuer le suivi des assurances de la Ville

• – Assurer la gestion administrative et le suivi des contrats d’assurance de la collectivité, en veillant à leur bonne exécution et à leur actualisation
• – Instruire et suivre les dossiers de sinistres, de leur déclaration jusqu’à leur clôture, en garantissant le respect des procédures et des délais
• – Assurer l’interface avec les interlocuteurs assurance, les services municipaux et les différents partenaires impliqués dans les dossiers
• – Analyser les éléments constitutifs des dossiers, recueillir les pièces justificatives et préparer les réponses nécessaires au traitement des réclamations
• – Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi permettant d’assurer une vision consolidée des sinistres et des contrats en cours
• – Assurer une veille sur les échéances contractuelles

Missions conjoncturelles : Participation, en renfort, aux projets du secrétariat général

• – Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires applicables des actes de la collectivité (PV du Conseil municipal et actes au contrôle de légalité)
• – Assurer le binôme avec l’assistance des conseillers municipaux
• – Contribuer à l’amélioration continue des procédures gérées par le Secrétariat général

Profil recherché

Formation : assistant.e administrative / assistant.e de direction

Compétences et qualités

Savoir faire

• Maîtrise des outils bureautiques (suites LibreOffice et Office)
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité rédactionnelles
• Techniques d’élaboration de tableaux de bord

Savoir être

• Qualités relationnelles
• Réactivité et adaptabilité
• Disponibilité
• Discrétion et confidentialité
• Sens de la relation aux élus et aux services
• Droits et obligations des fonctionnaires
• Organisation de la collectivité et des services
• Connaissances de l’environnement territorial
• Maîtrise de l’utilisation d’un standard

Caractéristiques du poste

Expérience demandée : 0 - 2 ans

Lieu de travail : Hôtel de Ville

Cycles de travail : 35h ou 37h30

Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois

Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.

Renseignements

Personne à contacter : CAMILLE CHATILLON

Personne à contacter : EMMANUELLE MAZEAUD

Téléphone : 04 72 21 45 99