Assistant.e de Direction

Ministère de la Culture; Dijon; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Le Ministère de la Culture recrute pour assister le Conservateur régional des monuments historiques et le Directeur du Pôle Patrimoines et Architecture.

Vous assurerez la gestion administrative courante: agendas, accueil, rédaction de documents et suivi des réunions, avec rigueur et discrétion. Postulez si vous maîtrisez l’outil bureautique et les procédures d archivage.

Qualifications

• Connaissance de l’organisation et des missions du Ministère de la Culture
• Techniques de communication
• Classement et archivage
• Capacité d’analyse et de structuration du travail
• Rédaction et mise en forme de documents
• Réactivité et respect des délais
• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, publipostage

Responsibilities

• Tenue des agendas et des plannings
• Accueil téléphonique et prise de rendez-vous
• Réservation et préparation des salles de réunion
• Rédaction et mise en forme de documents (dossiers, notes, rapports)
• Gestion du courrier papier et électronique
• Gestion des déplacements et frais du chef de service
• Gestion des données et archivage des documents
• Participation à des travaux transversaux

Job description

Vos missions en quelques mots

Au sein de la conservation régionale des monuments historiques ( (CRMH) du pôle Patrimoines et Architecture, vous contribuez au bon déroulement des activités de la CRMH et vous assistez le Conservateur régional des monuments historiques ainsi que le Directeur du Pôle Patrimoines et Architecture dans leurs organisations quotidiennes.

Descriptif des missions :

• Tenue des agendas et des plannings
• Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs
• Réservation et préparation des salles de réunion
• Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, comptes-rendus, etc...)
• Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes...)
• Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission) du service ; gestion des courriers du chef de service et les conservateurs,
• Coordination avec le secrétariat de la CRMH sur le site de Besançon (transmission des données, navettes courriers, gestion des agendas etc.)
• Gestion de l'agenda du chef de service et des conservateurs
• Gestion des frais de déplacements du chef de service
• Gestion des CAOA, CDAOA et des experts (nomination, renouvellement, frais de déplacements, vacations...)
• Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)
• Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées
• Participation à des travaux transversaux

Liaisons avec l'interne et l'externe : relations administration centrale du ministère de la Culture/de la DRAC/partenaires ; coordination interne des informations.

Profil recherché

Les connaissances, savoirs :

• Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l’organisation et des missions du Ministère de la culture ; connaissance de l’organisation territoriale de l’État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l’environnement institutionnel et de leurs enjeux
• Techniques de communication
• Classement et archivage

Les compétences techniques, savoir-faire :

• Capacité d’analyse et de structuration du travail
• Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
• Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)
• Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing…)
• Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
• Techniques de documentation et de communication

Les compétences comportementales, savoir être :

• Discrétion et réserve impératives
• Capacité d’écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
• Facultés d’anticipation, d’adaptation et réactivité
• Savoir être courtois et diplomate
• Sens des initiatives et des responsabilités
• Travail en équipe
• Loyauté
• Rigueur et sens de l’organisation

Niveau d’études minimum requis

Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Localisation

39 Rue Vannerie 21000 Dijon Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut